W nowoczesnych strukturach administracyjnych, gdzie liczba procedur i formalności często może być przytłaczająca, automatyzacja znajduje swoje zastosowanie w celu usprawnienia i uproszczenia wielu procesów, w tym rejestracji urodzeń i zgonów.

Kiedy rodzina zgłasza narodziny dziecka lub zgon bliskiego, tradycyjnie wymaga to dostarczenia zestawu dokumentów do odpowiedniego urzędu, a następnie manualnego wprowadzenia danych do systemu przez urzędnika. Dzięki technologii RPA, ten proces może zostać znacząco zautomatyzowany. Gdy dokumenty są dostarczane w formie elektronicznej lub skanowane do systemu, boty rozpoczynają ich analizę. Za pomocą zaawansowanych algorytmów OCR (Optical Character Recognition) system rozpoznaje i ekstrahuje kluczowe informacje z dostarczonych dokumentów, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia czy przyczyna zgonu.

Następnie, korzystając z wewnętrznych baz danych, bot weryfikuje kompletność oraz spójność dostarczonych dokumentów. Dla przykładu, w przypadku rejestracji urodzenia, system sprawdzi, czy dostarczono wszystkie wymagane zaświadczenia, takie jak zaświadczenie lekarskie o urodzeniu dziecka czy dokumenty potwierdzające tożsamość rodziców. Jeśli jakiekolwiek dokumenty są brakujące lub zawierają błędy, bot RPA może automatycznie generować powiadomienia dla interesantów, wskazując na konieczność dostarczenia brakujących informacji.

Po pomyślnej weryfikacji i przetworzeniu wszystkich danych, system może automatycznie zaktualizować centralny rejestr urodzeń i zgonów. Ponadto, na żądanie rodziny, bot może także generować oficjalne odpisy, takie jak akt urodzenia lub akt zgonu, które następnie mogą być dostarczane do interesantów w formie elektronicznej lub tradycyjnej.

Dzięki wykorzystaniu automatyzacji, proces rejestracji urodzeń i zgonów staje się szybszy, dokładniejszy oraz mniej podatny na błędy. Pozwala to na lepszą obsługę mieszkańców, jednocześnie redukując obciążenie pracowników urzędu i zapewniając wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych.