Zarządzanie miastem
Robotyzacja procesów administracyjnych w Urzędzie Miasta
W mieście położonym w północnej części Polski wdrożono 3 roboty automatyzujące procesy biznesowe w urzędzie. Najbardziej skomplikowanym jest robot służący do zarządzania obiegiem faktur, który przetwarza miesięcznie tysiące dokumentów, integrując ze sobą kilka różnych aplikacji biznesowych i systemów. Działa od rana do wieczora i nie straszna mu jest ilość pojedynczych zadań do wykonania, ani żmudne i precyzyjne wprowadzanie danych z jednego systemu do drugiego. Jest to samorządowa innowacja na skalę ogólnopolską, dzięki której miasto nie tylko zwiększyło efektywność pracy urzędu, ale również poczyniła oszczędności. Inwestycja w robota zwraca się praktycznie od razu, i uwalnia czas urzędników, którzy zamiast na monotonne zadania, mogą zając się tym, co należy do ludzi - dbaniem o dobro miasta i jego mieszkańców.
Problem
- Kosztowny czas pracy pracowników marnowany na żmudne i powtarzalne zadania
- Błędy w danych wprowadzanych przez pracowników z powodu dużej liczby precyzyjnych i monotonnych procesów przepisywania danych
- Brak spójności w danych dot. rozliczania energii elektrycznej
- Duża ilość niezintegrowanych przestarzałych systemów, które wymagają synchronizacji danych pomiędzy sobą
- Nierozliczone nadpłaty za zamówioną energię w stosunku do rzeczywistego zużycia
- Papierowe faktury za energię elektryczną
Szczegółowy opis rozwiązania
Miasto stało się pionierem polskiego samorządu w zakresie robotyzacji procesów biznesowych. Narzędzia RPA mają ogromny potencjał w powtarzalnych pracach administracyjnych, gdzie osiągają kilkadziesiąt razy lepsze rezultaty niż urzędnik, przy wielokrotnie niższym koszcie. Dla urzędników nie oznacza to jednak utraty zatrudnienia.
W zaoszczędzonym czasie będą mogli skupić się na istotnych problemach mieszkańców i innych odbiorców usług urzędu, bez konieczności wykonywania monotonnych procesów.
Robot w pewnym sensie zastępuje ręce człowieka, wykonując powtarzalne prace automatycznie. Pozwala też wychwytywać błędy, zbierać i porównywać dane. Łatwo go dopasować do zmiany dostawcy. Mowa tutaj o najbardziej zaawansowanym robocie dotychczas wdrożonym w tym mieście, który służy do automatyzacji procesu obiegu faktur za energię elektryczną.
Wdrożenie robota pozwoliło na zaoszczędzenie łącznie około miliona zł. Ponadto, dzięki systematycznemu zbieraniu danych umożliwiło także wysnucie wniosków prowadzących do optymalizacji wykorzystania energii w mieście.
Robotyzacja procesów to inwestycja, która jako jedna z nielicznych w miejskim środowisku - zwraca się praktycznie od razu, a wszystkie osoby, których czas pracy zostaje w ten sposób zaoszczędzony, od razu mogą przekierować swój czas i energię na inne zadania, co pozwala wykorzystać ich potencjał i ludzki intelekt, a monotonne, analityczne działania są zadaniami dla robota.
W zaoszczędzonym czasie będą mogli skupić się na istotnych problemach mieszkańców i innych odbiorców usług urzędu, bez konieczności wykonywania monotonnych procesów.
Robot w pewnym sensie zastępuje ręce człowieka, wykonując powtarzalne prace automatycznie. Pozwala też wychwytywać błędy, zbierać i porównywać dane. Łatwo go dopasować do zmiany dostawcy. Mowa tutaj o najbardziej zaawansowanym robocie dotychczas wdrożonym w tym mieście, który służy do automatyzacji procesu obiegu faktur za energię elektryczną.
Wdrożenie robota pozwoliło na zaoszczędzenie łącznie około miliona zł. Ponadto, dzięki systematycznemu zbieraniu danych umożliwiło także wysnucie wniosków prowadzących do optymalizacji wykorzystania energii w mieście.
Robotyzacja procesów to inwestycja, która jako jedna z nielicznych w miejskim środowisku - zwraca się praktycznie od razu, a wszystkie osoby, których czas pracy zostaje w ten sposób zaoszczędzony, od razu mogą przekierować swój czas i energię na inne zadania, co pozwala wykorzystać ich potencjał i ludzki intelekt, a monotonne, analityczne działania są zadaniami dla robota.
Korzyści
- Wielokrotnie niższe koszty obsługi zrobotyzowanych procesów obiegu dokumentów związanych z rozliczeniem energii elektrycznej z ponad 1400 punktów poboru energii
- Uwolnienie czasu istotnych pracowników urzędu na rzeczy faktycznie wymagające ich ingerencji
- Możliwość odpowiedniego zbierania i analizy danych, służących m.in do optymalizacji wydatków
- Przyspieszenie wewnętrznych procesów w urzędzie
- Możliwość rozbudowy robota o dodatkowych dostawców i nowe Punkty Poboru Energii
- Nieograniczona liczba obiegowych wiadomości e-mail z dokumentami
- Natychmiastowy zwrot z inwestycji
- Brak ryzyka błędów i nieprawidłowości związanych z przetwarzaniem danych
- Brak konieczności wdrażania nowych systemów i aplikacji biznesowych
- Oszczędności dla urzędu i dla dostawcy energii elektrycznej dzięki elektronicznemu przesyłowi faktur.
Rekomendacje
- Współpraca wydziałów biznesowych z departamentem IT we wdrażaniu robotyzacji
- Automatyzacja proces po procesie, dokładnie dokumentując i ustalając proces wspólnie z dostawcą
- Wdrażanie robotyzacji wychodząc od konkretnej potrzeby
- Odpowiednia konfiguracja robota, dopasowana do charakterystyki robotyzowanego procesu i możliwości urzędu
- Współpraca z więcej niż jednym dostawcą, na wypadek problemów
- Analiza ryzyka przy każdym procesie.
Poznaj nasze rozwiązania robotyczne
Wprowadzenie automatyzacji procesów biznesowych (RPA) w urzędach i gminach to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej administracji publicznej. Zachęcamy do inwestowania w tę innowacyjną technologię, która przyczyni się do poprawy jakości obsługi mieszkańców, zoptymalizowania działań i oszczędności zasobów. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach automatyzacji procesów biznesowych i jak możemy pomóc w jej wdrożeniu w Twojej organizacji.
Nie krępuj się pisać, dzwonić i odwiedzać nas. Naprawdę uwielbiamy komunikować się z naszymi klientami.
Biuro Kraków:
G1ANT ROBOT SP. Z O. O.
ul. Stepowa 34D
30 - 698 Kraków
NIP: 6751702390
REGON: 383162421
Biuro Londyn:
G1ANT ROBOT LTD
71-75 Shelton Street, Covent Garden
London, England, WC2H 9JQ
G1ANT ROBOT SP. Z O. O.
ul. Stepowa 34D
30 - 698 Kraków
NIP: 6751702390
REGON: 383162421
Biuro Londyn:
G1ANT ROBOT LTD
71-75 Shelton Street, Covent Garden
London, England, WC2H 9JQ
