Automatyzacja w Finansach i Księgowości: Optymalizacja Procesów

Automatyzacja w finansach i księgowości: Klucz do optymalizacji procesów i efektywności

W dobie dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych i rosnącej konkurencji, przedsiębiorstwa szukają sposobów na zwiększenie efektywności swoich operacji. Jednym z najbardziej obiecujących narzędzi do osiągnięcia tego celu jest automatyzacja w finansach i księgowości. Dzięki nowoczesnym technologiom, procesy księgowe, które kiedyś wymagały znacznych nakładów czasu i pracy, mogą teraz być realizowane szybko, dokładnie i przy minimalnym zaangażowaniu ludzkim.

W artykule przedstawimy, jakie korzyści niesie automatyzacja tych procesów, a także jak konkretne funkcje, takie jak automatyczne księgowanie transakcji, monitorowanie płatności i windykacji, czy generowanie raportów finansowych, mogą zmienić sposób funkcjonowania Twojego działu finansowego.

Automatyzacja w finansach i księgowości — co to oznacza?

Automatyzacja w finansach i księgowości to wdrożenie technologii, które automatyzują powtarzalne i rutynowe procesy księgowe, oszczędzając czas, zmniejszając liczbę błędów oraz pozwalając firmom skupić się na bardziej strategicznych aspektach zarządzania finansami. Firmy w Polsce mają dostęp do szerokiej gamy rozwiązań, które mogą wspierać automatyzację w różnych obszarach finansów. Poniżej przedstawiamy trzy przykłady przedsiębiorstw, które z sukcesem wdrożyły automatyzację w finansach i księgowości, uzupełniając swoje oprogramowanie o narzędzie RPA (Robotic Process Automation) G1ANT.Studio, które pozwala na jeszcze bardziej kompleksową automatyzację procesów.

1. Firma produkcyjna — automatyczne księgowanie transakcji z wykorzystaniem Comarch ERP Optima i G1ANT.Studio

Firma produkcyjna z sektora motoryzacyjnego, która prowadzi transakcje w różnych walutach, zmagała się z manualnym procesem księgowania transakcji i koniecznością przetwarzania dużej ilości danych finansowych. Ich podstawowe oprogramowanie, Comarch ERP Optima, dobrze spełniało swoje zadanie w zakresie zarządzania finansami, ale księgowanie transakcji nadal wymagało ręcznego nadzoru.
Wdrożenie G1ANT.Studio, narzędzia RPA, pozwoliło zautomatyzować procesy integracji danych z systemu bankowego i systemu ERP. Dzięki temu roboty G1ANT automatycznie pobierały wyciągi bankowe, księgowały transakcje w Comarch ERP Optima, a także generowały miesięczne raporty na temat przepływów pieniężnych. Automatyzacja tego procesu pozwoliła firmie zaoszczędzić 30% czasu, który wcześniej był poświęcany na ręczne wprowadzanie danych, oraz wyeliminować błędy wynikające z ręcznej obsługi.

Wartość dodana automatyzacji:

• Czas realizacji skrócony o 30%.
• Błędy zmniejszone niemal do zera.
• Zintegrowane raportowanie dzięki współpracy Comarch ERP Optima i G1ANT.Studio.

2. Firma usługowa — automatyczne monitorowanie płatności i windykacji z wykorzystaniem SAP Business One i G1ANT.Studio

Firma z branży usługowej, która oferuje szeroki zakres usług doradczych, borykała się z problemem opóźnień w płatnościach od klientów. Ręczne monitorowanie płatności oraz zarządzanie procesami windykacyjnymi pochłaniało dużo zasobów, a opóźnienia wpływały negatywnie na płynność finansową przedsiębiorstwa. Firma korzystała z systemu ERP SAP Business One, który dostarczał im kompleksowego wsparcia finansowego, ale nadal brakowało pełnej automatyzacji procesów monitorowania płatności i windykacji.

Po wdrożeniu G1ANT.Studio, automatyzacja objęła monitorowanie terminów płatności oraz wysyłanie przypomnień do klientów, a także inicjowanie procedur windykacyjnych. Roboty w G1ANT.Studio regularnie analizowały dane z SAP Business One, sprawdzały zaległości płatnicze i generowały automatyczne przypomnienia oraz wezwania do zapłaty. Dzięki temu firma poprawiła swoje cash flow, a dział księgowy mógł skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Wartość dodana automatyzacji:

• Poprawa przepływu gotówki dzięki szybszej reakcji na zaległości płatnicze.
• Zmniejszenie zaangażowania ręcznego w proces windykacji o 40%.
• Integracja danych między SAP Business One i G1ANT.Studio zapewniająca pełną kontrolę nad płatnościami.

3. Sieć handlowa — automatyczne generowanie raportów finansowych z wykorzystaniem Microsoft Dynamics 365 i G1ANT.Studio

Duża sieć handlowa prowadząca działalność na terenie całej Polski korzystała z systemu Microsoft Dynamics 365 do zarządzania swoimi finansami. Firma regularnie generowała skomplikowane raporty finansowe, które były kluczowe dla zarządu, aby podejmować decyzje biznesowe. Raporty te były tworzone manualnie, co zajmowało wiele godzin pracy i było podatne na błędy.

Wprowadzenie G1ANT.Studio pozwoliło na zautomatyzowanie procesu generowania raportów finansowych. Roboty pobierały dane bezpośrednio z Microsoft Dynamics 365, przetwarzały je i generowały szczegółowe raporty, które były automatycznie wysyłane na e-mail do zarządu. Dzięki automatyzacji, firma zyskała nie tylko dokładne dane, ale również skróciła czas potrzebny na ich przygotowanie z kilku dni do zaledwie kilku godzin.

Wartość dodana automatyzacji:

• Przyspieszenie procesu raportowania o 80%.
• Zwiększona dokładność raportów dzięki eliminacji błędów ręcznych.
• Automatyczne dostarczanie danych w czasie rzeczywistym do zarządu.

Automatyczne monitorowanie płatności i windykacji

Automatyczne monitorowanie płatności i windykacji jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania finansami w każdej firmie. Umożliwia bieżącą kontrolę nad przepływami gotówkowymi i minimalizuje ryzyko opóźnień w płatnościach. Wdrożenie automatycznych rozwiązań pozwala na natychmiastowe wykrycie zaległości i inicjację działań windykacyjnych, co znacząco poprawia płynność finansową przedsiębiorstwa.

Poniżej przedstawiamy trzy mini case studies, w których firmy z Polski zautomatyzowały procesy płatności i windykacji, integrując istniejące oprogramowanie z systemem G1ANT.Studio.

1. Firma logistyczna — automatyzacja monitorowania płatności z wykorzystaniem SAP Business One i G1ANT.StudioFirma logistyczna świadcząca usługi transportowe na terenie Europy Środkowej, korzystała z SAP Business One do zarządzania finansami. W związku z dużą liczbą klientów i zróżnicowanymi terminami płatności, zespół księgowy zmagał się z manualnym monitorowaniem zaległości oraz ręcznym wysyłaniem przypomnień o płatnościach.

Wdrożenie G1ANT.Studio pozwoliło na pełną automatyzację procesu monitorowania płatności. Roboty RPA
zintegrowane z SAP Business One regularnie sprawdzały terminy płatności, automatycznie generowały przypomnienia o nadchodzących terminach i wysyłały je do klientów. W przypadku opóźnień, system inicjował procedurę windykacyjną i automatycznie generował dokumenty związane z windykacją, które były wysyłane do klienta drogą e-mailową.

Wartość dodana automatyzacji:

• Zwiększona terminowość płatności o 25% dzięki automatycznym przypomnieniom.
• Zmniejszenie pracy manualnej w dziale księgowym o 40%.
• Szybsza reakcja na zaległości płatnicze dzięki automatyzacji procedur windykacyjnych.

2. Firma budowlana — automatyczne monitorowanie windykacji z wykorzystaniem enova365 i G1ANT.StudioFirma budowlana specjalizująca się w dużych projektach infrastrukturalnych korzystała z systemu enova365 do zarządzania finansami i płatnościami. Jednym z największych wyzwań były opóźnienia w płatnościach od podwykonawców i dostawców, co wpływało na płynność finansową oraz realizację projektów.

Zespół finansowy postanowił wdrożyć G1ANT.Studio w celu zautomatyzowania procesu monitorowania płatności i windykacji. Roboty RPA były odpowiedzialne za regularne analizowanie stanu zaległych płatności w enova365 i automatyczne wysyłanie wezwań do zapłaty oraz przypomnień do podwykonawców. Dodatkowo, w przypadku braku reakcji ze strony kontrahenta, roboty automatycznie generowały dokumenty windykacyjne i przekazywały je do działu prawnego.

Wartość dodana automatyzacji:

• Skrócenie procesu windykacji o 30%.
• Automatyczne przypomnienia przyczyniły się do zmniejszenia liczby zaległych płatności o 20%.
• Lepsza współpraca z działem prawnym, dzięki automatycznemu generowaniu dokumentów windykacyjnych.

3. Firma handlowa — automatyzacja monitorowania płatności i windykacji z wykorzystaniem Comarch ERP XL i G1ANT.StudioFirma handlowa specjalizująca się w sprzedaży artykułów biurowych korzystała z Comarch ERP XL do zarządzania operacjami finansowymi. W związku z dużą liczbą klientów biznesowych, firma często miała do czynienia z opóźnieniami w płatnościach. Proces monitorowania zaległości i windykacji był do tej pory realizowany manualnie, co było czasochłonne i podatne na błędy.

Dzięki integracji G1ANT.Studio z Comarch ERP XL firma zautomatyzowała procesy monitorowania płatności i windykacji. Roboty automatycznie analizowały dane z systemu ERP, generowały przypomnienia o płatnościach oraz dokumenty windykacyjne, a także wysyłały je do klientów. System umożliwił również automatyczne monitorowanie odpowiedzi klientów i w razie potrzeby eskalację spraw do działu prawnego.

Wartość dodana automatyzacji:

• Oszczędność czasu w dziale finansowym dzięki eliminacji ręcznego monitorowania płatności.
• Poprawa płynności finansowej o 15% dzięki szybszej reakcji na zaległości.
• Pełna kontrola nad procesami windykacyjnymi zintegrowana z Comarch ERP XL i G1ANT.Studio.

Automatyczne generowanie raportów finansowych

Automatyczne generowanie raportów finansowych to kluczowy element automatyzacji w działach finansowych. Dzięki automatycznym systemom firmy mogą regularnie i bezbłędnie tworzyć szczegółowe raporty, które umożliwiają lepsze zarządzanie finansami oraz podejmowanie szybszych decyzji biznesowych. Wdrożenie narzędzi RPA, takich jak G1ANT.Studio, może znacząco usprawnić ten proces, integrując istniejące oprogramowanie ERP i automatyzując czasochłonne zadania. Poniżej przedstawiamy trzy przykłady firm w Polsce, które z sukcesem wdrożyły automatyczne generowanie raportów finansowych, uzupełniając swoje narzędzia o G1ANT.Studio.

1. Firma z branży e-commerce — automatyzacja raportów finansowych z wykorzystaniem Microsoft Dynamics 365 i G1ANT.StudioFirma z branży e-commerce prowadząca działalność na terenie Polski korzystała z Microsoft Dynamics 365 do zarządzania finansami, co obejmowało generowanie raportów miesięcznych i kwartalnych. Ręczne tworzenie raportów było nie tylko czasochłonne, ale również narażone na błędy, szczególnie w przypadku złożonych analiz sprzedaży i kosztów.

Po wdrożeniu G1ANT.Studio, firma zautomatyzowała procesy związane z generowaniem raportów finansowych. Roboty G1ANT pobierały dane z Microsoft Dynamics 365, przetwarzały je, a następnie automatycznie tworzyły raporty finansowe, które były przesyłane do działu zarządzania. Dodatkowo, roboty były w stanie generować specjalistyczne raporty na potrzeby zarządu, dostosowując format i zawartość do bieżących potrzeb.

Wartość dodana automatyzacji:

• Skrócenie czasu tworzenia raportów o 50%.
• Zwiększona dokładność raportów dzięki eliminacji błędów ręcznych.
• Automatyczne dostosowanie raportów do wymogów zarządu, w zależności od potrzeb.

2. Firma farmaceutyczna — automatyczne raportowanie finansowe z wykorzystaniem SAP S/4HANA i G1ANT.Studio

Firma farmaceutyczna prowadząca badania kliniczne i produkcję leków w Polsce korzystała z SAP S/4HANA do zarządzania swoimi finansami. Generowanie raportów finansowych dla różnych jednostek biznesowych było procesem manualnym, który wymagał zebrania danych z różnych systemów. Firma zmagała się z opóźnieniami i błędami wynikającymi z ręcznego wprowadzania danych.

Wdrożenie G1ANT.Studio umożliwiło firmie automatyzację tego procesu. Roboty G1ANT zintegrowane z SAP S/4HANA były w stanie pobierać dane z różnych działów, przetwarzać je oraz automatycznie generować raporty finansowe. Raporty te były dostarczane w formacie PDF i Excel do zarządu oraz działu audytu, co pozwoliło na lepsze zarządzanie finansami i szybsze podejmowanie decyzji.

Wartość dodana automatyzacji:

• Redukcja czasu generowania raportów z kilku dni do kilku godzin.
• Automatyczne zbieranie danych z różnych jednostek biznesowych.
• Poprawa jakości raportów, dzięki pełnej integracji z SAP S/4HANA i G1ANT.Studio.

3. Firma konsultingowa — automatyczne generowanie raportów z wykorzystaniem Comarch ERP XL i G1ANT.StudioFirma konsultingowa działająca na rynku polskim korzystała z Comarch ERP XL do zarządzania swoimi finansami i projektami klientów. Tworzenie szczegółowych raportów dotyczących kosztów projektów, przychodów i zysków było wykonywane manualnie przez dział finansowy. Proces był czasochłonny, a błędy w raportach wpływały na jakość analiz finansowych przedstawianych klientom.

Po integracji G1ANT.Studio z Comarch ERP XL firma zautomatyzowała proces tworzenia raportów finansowych dla wewnętrznych potrzeb oraz dla klientów. Roboty automatycznie pobierały dane z ERP, przetwarzały je, a następnie tworzyły raporty z analizami finansowymi dotyczącymi każdego projektu.

Automatyczne generowanie raportów nie tylko zwiększyło efektywność operacyjną, ale również poprawiło jakość świadczonych usług dla klientów.

Wartość dodana automatyzacji:

• Oszczędność czasu dzięki automatyzacji raportowania finansowego.
• Zwiększenie dokładności analiz projektów dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych.
• Lepsza komunikacja z klientami, dzięki automatycznemu dostarczaniu raportów w formacie zgodnym z ich oczekiwaniami.

Automatyzacja w finansach i księgowości to kluczowy element optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności operacyjnej firm. W dobie rosnącej konkurencji i dynamicznie zmieniających się wymagań rynkowych, przedsiębiorstwa muszą stale szukać sposobów na usprawnienie swoich działań. Automatyzacja procesów księgowych, takich jak księgowanie transakcji, monitorowanie płatności i windykacji oraz generowanie raportów finansowych, znacząco redukuje czas i zasoby potrzebne do realizacji tych zadań, jednocześnie minimalizując ryzyko błędów.

Przykłady wdrożeń automatyzacji z zastosowaniem narzędzi takich jak G1ANT.Studio pokazują, jak wiele można zyskać, integrując tradycyjne systemy ERP z nowoczesnymi rozwiązaniami RPA. Dzięki automatyzacji, firmy są w stanie usprawnić operacje, takie jak:

• Automatyczne księgowanie transakcji, które eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i pozwala na szybsze oraz dokładniejsze przetwarzanie informacji finansowych.
• Monitorowanie płatności i windykacji, które umożliwia firmom bieżące kontrolowanie terminów płatności i szybkie reagowanie na opóźnienia, co skutkuje poprawą płynności finansowej.
• Automatyczne generowanie raportów finansowych, które dostarcza dokładnych, bieżących danych zarządom i działom finansowym, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Każde z tych wdrożeń niesie ze sobą konkretne korzyści, takie jak oszczędność czasu, redukcja kosztów, minimalizacja błędów oraz większa przejrzystość procesów finansowych. W połączeniu z istniejącymi narzędziami, jak Comarch ERP Optima, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365, enova365 czy Comarch ERP XL, automatyzacja za pomocą G1ANT.Studio przynosi kompleksowe rozwiązania dla firm w Polsce, które pragną lepiej zarządzać swoimi finansami i zwiększyć efektywność działania.

Podsumowując, automatyzacja w finansach i księgowości to inwestycja, która szybko się zwraca, oferując firmom realne korzyści zarówno w obszarze operacyjnym, jak i strategicznym. Dzięki niej przedsiębiorstwa mogą osiągać lepsze wyniki finansowe, zyskiwać przewagę konkurencyjną oraz efektywnie zarządzać swoimi zasobami w zmieniającym się środowisku biznesowym.