Automatyzacja RPA w Finansach: Case Study Prognozowania Przepływów Finansowych i Rozliczeń Bankowych

Wdrożenie Robotic Process Automation (RPA) w finansach staje się kluczowym elementem strategii rozwoju firm. Automatyzacja procesów finansowych pozwala na oszczędność czasu, redukcję kosztów operacyjnych oraz zwiększenie dokładności prognoz i weryfikacji danych. W tym artykule przedstawiamy trzy studia przypadków, które ilustrują, jak wdrożenie RPA, na przykładzie G1ANT.Studio, przyniosło firmom wymierne korzyści. Skupiamy się na automatycznym prognozowaniu przepływów finansowych, automatycznej integracji z bankami oraz automatycznych przypomnieniach o terminach płatności, co znacząco zwiększyło efektywność operacyjną i poprawiło zarządzanie finansami.
Case Study 1: Automatyczne Prognozowanie Przepływów Finansowych

Tło sytuacyjne: Firma X z sektora produkcyjnego działa na rynku od 15 lat i zatrudnia około 500 pracowników. Główna siedziba znajduje się w Polsce, ale firma ma także kilka oddziałów za granicą.

Zarządzanie przepływami finansowymi w tej firmie było dużym wyzwaniem, szczególnie ze względu na zróżnicowane strumienie przychodów oraz wydatków związanych z produkcją i dystrybucją towarów.

Przed wdrożeniem automatyzacji proces prognozowania przepływów finansowych był przeprowadzany ręcznie, przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych (Excel) oraz danych importowanych z systemu ERP (np. SAP) i księgowego (Symfonia). Proces ten wymagał współpracy kilku osób z działu finansowego, a także częstych konsultacji z menedżerami poszczególnych działów. Niestety, prowadziło to do licznych błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, a także powodowało, że prognozy często były nieaktualne lub nieprecyzyjne, co utrudniało podejmowanie decyzji związanych z zarządzaniem płynnością finansową.

Problem:
  • Pracochłonność: Ręczne prognozowanie przepływów finansowych zajmowało pracownikom średnio 8 godzin tygodniowo. Wymagało to synchronizacji danych z różnych źródeł, a także wielokrotnej weryfikacji przez różne osoby.
  • Ryzyko błędów: Ręczne wprowadzanie i analizowanie danych prowadziło do częstych pomyłek, co w efekcie zmniejszało dokładność prognoz i mogło prowadzić do błędnych decyzji finansowych.
  • Niska elastyczność: Aktualizacja prognoz była czasochłonna i nie była wykonywana na bieżąco, co powodowało opóźnienia w reakcji na zmieniające się warunki rynkowe.
Rozwiązanie: Firma zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania RPA, wybierając G1ANT.Studio jako narzędzie do automatyzacji procesu prognozowania przepływów finansowych. Wykorzystując G1ANT.Studio, firma była w stanie zautomatyzować cały proces, od pobierania danych z systemu ERP i księgowego, poprzez analizę historycznych przepływów finansowych, aż po generowanie prognoz na kolejne okresy (miesięczne i kwartalne).

Roboty programowe zintegrowano z systemem ERP SAP oraz oprogramowaniem księgowym Symfonia.

Automatyzacja obejmowała:
  • Pobieranie i przetwarzanie danych o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych.
  • Analizowanie trendów finansowych na podstawie danych historycznych.
  • Tworzenie prognoz przepływów finansowych, które były aktualizowane codziennie, co pozwalało na bieżące monitorowanie sytuacji finansowej.
  • Automatyczne generowanie raportów w formacie PDF oraz przesyłanie ich do odpowiednich działów.
Wyniki:

  • Redukcja czasu pracy: Proces, który wcześniej zajmował 8 godzin tygodniowo, został zredukowany do zaledwie 1 godziny tygodniowo, co oznaczało oszczędność 87,5% czasu pracy. Zamiast angażować kilka osób w ręczne wprowadzanie i analizowanie danych, teraz automatyzacja zapewniała szybkie, dokładne wyniki, które były gotowe do analizy przez menedżerów.
  • Zwiększona precyzja prognoz: Dzięki wyeliminowaniu ręcznych błędów wprowadzania danych, prognozy finansowe stały się o 15% bardziej precyzyjne. Pozwoliło to firmie na lepsze zarządzanie przepływami gotówki, co miało bezpośredni wpływ na płynność finansową i zdolność firmy do pokrywania swoich zobowiązań w odpowiednich terminach.
  • Poprawa płynności finansowej: Lepsze prognozowanie przepływów finansowych pozwoliło firmie lepiej zarządzać swoimi zasobami pieniężnymi, co skutkowało poprawą płynności o 12% w pierwszych sześciu miesiącach od wdrożenia automatyzacji. Dzięki temu firma była w stanie szybciej reagować na potrzeby kapitałowe, co przyczyniło się do unikania kosztów związanych z opóźnieniami w płatnościach czy zaciąganiem kredytów krótkoterminowych.
  • Zmniejszenie kosztów operacyjnych: Automatyzacja procesu prognozowania przepływów finansowych zmniejszyła potrzebę zatrudniania dodatkowego personelu w dziale finansowym. Firma oszacowała, że zaoszczędziła około 100 tys. PLN rocznie dzięki redukcji czasu pracy poświęconego na ręczne wprowadzanie danych i weryfikację prognoz.
  • Szybsze podejmowanie decyzji: Dzięki codziennym, automatycznym aktualizacjom prognoz, firma miała bieżący wgląd w swoją sytuację finansową, co pozwalało na podejmowanie szybszych decyzji dotyczących alokacji środków czy inwestycji.
Automatyczne prognozowanie przepływów finansowych za pomocą G1ANT.Studio przyniosło firmie X znaczące korzyści, zarówno pod względem operacyjnym, jak i finansowym. Poprawa dokładności prognoz, redukcja czasu pracy oraz oszczędności finansowe pokazują, jak duży potencjał ma automatyzacja RPA w finansach. W przypadku firmy X, automatyzacja nie tylko zwiększyła efektywność operacyjną, ale także pozwoliła lepiej zarządzać ryzykiem finansowym, co miało bezpośredni wpływ na stabilność i rozwój firmy.

Case Study 2: Automatyczna Integracja z Bankami i Automatyczne Przetwarzanie Wyciągów Bankowych

Tło sytuacyjne: Firma Y z sektora handlowego, specjalizująca się w sprzedaży detalicznej, prowadzi działalność zarówno online, jak i offline. Firma operuje na wielu rynkach i posiada kilkanaście kont bankowych w różnych bankach, co sprawia, że codzienne zarządzanie transakcjami bankowymi było wyzwaniem. Dotychczasowe rozwiązania zakładały ręczne logowanie się do banków i pobieranie wyciągów bankowych, które następnie były przetwarzane i księgowane w systemie księgowym (np. Comarch ERP Optima). Proces ten wymagał pełnoetatowego pracownika, a błędy lub opóźnienia w księgowaniu powodowały problemy z zarządzaniem płynnością finansową.

Problem:
  • Ręczne przetwarzanie danych: Pracownicy musieli codziennie logować się do kilku systemów bankowych (np. ING Business, Pekao24Biznes) w celu pobrania wyciągów bankowych w różnych formatach (CSV, XML, PDF). Następnie te wyciągi były ręcznie wprowadzane do systemu księgowego.
  • Błędy w przetwarzaniu: Ręczne wprowadzanie danych bankowych często prowadziło do pomyłek, co powodowało niezgodności księgowe i dodatkowe koszty związane z ich naprawianiem.
  • Czasochłonność: Ręczne procesy związane z integracją z bankami zajmowały codziennie około 4 godzin, co oznaczało około 20 godzin pracy tygodniowo poświęconych na obsługę wyciągów bankowych.
  • Niska skalowalność: Wzrost liczby kont bankowych i operacji finansowych dodatkowo obciążał pracowników działu finansowego, powodując zaległości w księgowaniu.
Rozwiązanie: Firma Y zdecydowała się na automatyzację procesów związanych z integracją z bankami oraz przetwarzaniem wyciągów bankowych, wybierając oprogramowanie G1ANT.Studio jako narzędzie RPA do tego zadania. Celem było zautomatyzowanie całego procesu od pobierania wyciągów z banków, po ich przetwarzanie i księgowanie w systemie księgowym.

Zautomatyzowany proces obejmował:
  • Automatyczne logowanie się do systemów bankowych (np. ING Business, Pekao24Biznes) przez roboty G1ANT.Studio.
  • Pobieranie wyciągów bankowych w różnych formatach (CSV, XML) i przekazywanie ich bezpośrednio do systemu księgowego (Comarch ERP Optima).
  • Automatyczne przetwarzanie wyciągów oraz wprowadzanie transakcji do odpowiednich kont w księgowości.
  • Generowanie raportów o zakończonych transakcjach oraz przesyłanie tych raportów do działu finansowego na koniec każdego dnia roboczego.
Wyniki:
  • Pełna automatyzacja procesu: Zautomatyzowano pobieranie wyciągów bankowych i ich przetwarzanie, eliminując potrzebę ręcznego logowania się do systemów bankowych oraz manualnego wprowadzania danych do systemu księgowego. W rezultacie proces, który wcześniej zajmował 4 godziny dziennie, teraz odbywał się całkowicie automatycznie, bez udziału człowieka, w ciągu zaledwie 30 minut.
  • Zmniejszenie kosztów operacyjnych: Przed wdrożeniem RPA firma musiała zatrudniać dodatkową osobę na pełen etat do obsługi wyciągów bankowych. Po wdrożeniu automatyzacji z G1ANT.Studio, firma oszczędziła około 30 tys. PLN rocznie na kosztach operacyjnych związanych z zatrudnieniem pracownika do tego zadania.
  • Zwiększenie dokładności przetwarzania: Automatyzacja wyeliminowała ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Przetwarzanie wyciągów bankowych odbywało się z 98% dokładnością, co pozwoliło firmie uniknąć niezgodności księgowych i dodatkowych kosztów związanych z ich korektą.
  • Szybsze zarządzanie finansami: Dzięki automatyzacji, firma miała codzienny wgląd w bieżące transakcje bankowe. Automatyczne raporty generowane przez G1ANT.Studio dostarczały pełny obraz sytuacji finansowej, co pozwalało na szybsze podejmowanie decyzji dotyczących zarządzania płynnością oraz lepsze planowanie wydatków.
  • Lepsza skalowalność: Automatyzacja procesów pozwoliła firmie z łatwością obsługiwać wzrastającą liczbę kont bankowych oraz transakcji, bez potrzeby zwiększania zatrudnienia w dziale finansowym. W przypadku wzrostu liczby operacji, robot G1ANT.Studio może przetwarzać dodatkowe wyciągi bankowe bez konieczności wprowadzania zmian w zasobach ludzkich.
  • Poprawa relacji z partnerami biznesowymi: Dzięki szybszemu przetwarzaniu wyciągów bankowych, firma była w stanie bardziej efektywnie zarządzać zobowiązaniami finansowymi wobec dostawców, co wpłynęło na poprawę relacji biznesowych i pozwoliło na negocjowanie korzystniejszych warunków współpracy.
Wdrożenie automatyzacji integracji z bankami oraz przetwarzania wyciągów bankowych za pomocą G1ANT.Studio przyniosło firmie Y konkretne korzyści w postaci oszczędności kosztów, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz poprawy dokładności procesów finansowych. Automatyzacja tego kluczowego procesu pozwoliła firmie nie tylko zaoszczędzić czas i zasoby, ale także lepiej zarządzać swoją płynnością finansową, co w dłuższej perspektywie przyczyniło się do stabilności finansowej i rozwoju przedsiębiorstwa.

Case Study 3: Automatyczne Przypomnienia o Terminach Płatności i Zobowiązaniach

Tło sytuacyjne: Firma Z, zajmująca się realizacją dużych projektów budowlanych, współpracowała z wieloma dostawcami materiałów i podwykonawcami. Projekty te miały długie terminy realizacji, co oznaczało, że firma musiała zarządzać licznymi fakturami i zobowiązaniami finansowymi rozłożonymi w czasie. Niestety, ręczne zarządzanie terminami płatności i zobowiązań prowadziło do licznych opóźnień, a także kar umownych, które dodatkowo obciążały firmę finansowo. Co więcej, reputacja firmy w oczach dostawców była nadszarpnięta, co utrudniało negocjacje lepszych warunków kredytowych i rabatowych.

Problem:
  • Opóźnienia w płatnościach: Brak systematycznych przypomnień o terminach płatności powodował, że faktury często były opłacane po terminie. Firma była karana za opóźnienia, a kary te sięgały nawet 5% wartości zaległych faktur.
  • Koszty związane z odsetkami i karami: W poprzednim roku firma zapłaciła ponad 50 tys. PLN w formie kar za opóźnienia w płatnościach, co negatywnie wpłynęło na marżę operacyjną.
  • Trudności w zarządzaniu zobowiązaniami: Firma miała problemy z kontrolą nad płatnościami, co skutkowało brakiem płynności finansowej w momentach, kiedy była najbardziej potrzebna do realizacji bieżących projektów.
  • Niska efektywność: Pracownicy musieli ręcznie monitorować terminy płatności, przeszukiwać system księgowy i przypominać o zobowiązaniach poszczególnym działom. Było to czasochłonne i mało efektywne.
Rozwiązanie: Firma zdecydowała się na wdrożenie automatycznego systemu przypomnień o terminach płatności przy użyciu oprogramowania RPA G1ANT.Studio. Automatyzacja miała na celu poprawę kontroli nad płatnościami i zapewnienie, że wszystkie faktury będą opłacane na czas, bez potrzeby angażowania pracowników w proces monitorowania zobowiązań finansowych.

Zautomatyzowany proces obejmował:
  • Integrację z systemem fakturowania (np. enova365), który zbierał wszystkie dane dotyczące faktur oraz zobowiązań finansowych firmy.
  • Automatyczne generowanie przypomnień o zbliżających się terminach płatności na podstawie danych zawartych w systemie księgowym.
  • Wysyłanie powiadomień e-mail oraz SMS do odpowiednich osób w firmie (dział finansowy, menedżerowie projektów), aby przypomnieć o nadchodzących terminach.
  • Monitorowanie, czy płatności zostały zrealizowane, i wysyłanie dodatkowych przypomnień w przypadku braku reakcji.
Dzięki automatyzacji, robot G1ANT.Studio na bieżąco monitorował terminy płatności w systemie i wysyłał przypomnienia odpowiednio wcześnie, aby zapewnić terminowe opłacenie faktur.

Wyniki:
  • Redukcja opóźnień w płatnościach o 85%: Przed wdrożeniem automatyzacji, firma regularnie opóźniała płatności, co skutkowało karami. Po wdrożeniu systemu RPA, liczba opóźnionych płatności spadła o 85%, co znacznie poprawiło relacje z dostawcami i partnerami biznesowymi.
  • Oszczędność 50 tys. PLN rocznie: Automatyczne przypomnienia wyeliminowały kary finansowe, które firma regularnie ponosiła za nieterminowe płatności. W ciągu pierwszego roku od wdrożenia oszczędzono 50 tys. PLN na kosztach związanych z odsetkami i karami umownymi.
  • Optymalizacja przepływów pieniężnych: Automatyczne przypomnienia o terminach płatności pozwoliły firmie na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi. Terminowe płatności zmniejszyły ryzyko przerywania projektów budowlanych z powodu braku płynności finansowej, co wcześniej stanowiło istotne wyzwanie operacyjne.
  • Zwiększona efektywność pracy: Ręczne monitorowanie zobowiązań i przypominanie o płatnościach było czasochłonne i mało efektywne. Dzięki automatyzacji, pracownicy mogli skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, a robot G1ANT.Studio przejął na siebie całą operacyjną stronę monitorowania terminów płatności.
  • Poprawa reputacji firmy: Dzięki terminowym płatnościom, firma odbudowała swoją reputację wśród dostawców. Umożliwiło to uzyskanie lepszych warunków handlowych, takich jak dłuższe terminy płatności czy korzystniejsze rabaty. Jeden z głównych dostawców zgodził się na 3% rabat na materiały budowlane, co przyniosło firmie dodatkowe oszczędności.
  • Lepsza kontrola nad zobowiązaniami: Dzięki zautomatyzowanemu systemowi przypomnień, firma miała pełną kontrolę nad swoimi zobowiązaniami finansowymi, co pozwoliło na lepsze planowanie budżetu projektów budowlanych i unikanie sytuacji, w których brak gotówki opóźniałby realizację zadań.
Automatyczne przypomnienia o terminach płatności za pomocą G1ANT.Studio znacząco poprawiły efektywność zarządzania zobowiązaniami finansowymi firmy Z. Redukcja opóźnień, oszczędności finansowe oraz poprawa relacji z dostawcami to tylko niektóre z korzyści, jakie przyniosło wdrożenie automatyzacji RPA. Dzięki temu rozwiązaniu firma mogła skoncentrować się na realizacji strategicznych projektów budowlanych, nie martwiąc się o ryzyko finansowe wynikające z opóźnień w płatnościach.
Nie wiesz, jak rozpocząć automatyzację w swojej firmie?

Niezależnie od tego, czy zmagasz się z powtarzalnymi zadaniami, niestandardowymi procesami, czy ogromną ilością danych – wskaż nam, co Cię powstrzymuje, a my zajmiemy się automatyzacją, która odciąży Twój zespół i przyspieszy rozwój organizacji!

TAGS
automatyzacja RPA, RPA w finansach, prognozowanie przepływów, integracja z bankami, automatyczne przypomnienia, automatyczne płatności, zarządzanie płynnością, G1ANT.Studio, automatyzacja w ERP, finanse firm, poprawa efektywności operacyjnej, finanse przedsiębiorstw, Comarch ERP Optima, SAP Business One, Symfonia ERP, roboty RPA