Automatyzacja RPA w Finansach: Zarządzanie płynnością i raportowanie

Automatyzacja RPA w Finansach: Case Study i Praktyczne Zastosowanie
W obliczu rosnącej złożoności operacji finansowych oraz presji na minimalizowanie kosztów, firmy coraz częściej sięgają po nowoczesne technologie, które usprawniają codzienne procesy. Jednym z najbardziej efektywnych narzędzi w tym zakresie jest RPA (Robotic Process Automation) – technologia automatyzacji procesów biznesowych za pomocą robotów programowych, które imitują działania człowieka na poziomie systemów komputerowych. W sektorze finansowym RPA zyskuje na znaczeniu ze względu na możliwość automatyzacji powtarzalnych i czasochłonnych procesów, co pozwala firmom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

RPA w finansach przede wszystkim poprawia efektywność operacyjną, redukuje ryzyko ludzkich błędów oraz przyczynia się do zwiększenia transparentności i szybkości raportowania. Technologia ta wspiera również zgodność z przepisami prawnymi, automatyzując zadania związane z audytem i kontrolą, a także zwiększając bezpieczeństwo danych.

W artykule skupimy się na dwóch kluczowych zastosowaniach RPA w finansach: automatycznym zarządzaniu płynnością finansową oraz automatycznym raportowaniu i analizie rentowności.

Poniższe case study oparte są na rzeczywistych przykładach firm z polskiego rynku, które wdrożyły RPA za pomocą oprogramowania G1ANT.Studio, znanego ze swojej elastyczności, łatwości integracji z istniejącymi systemami oraz zdolności do automatyzacji nawet najbardziej złożonych procesów finansowych.

Automatyczne Zarządzanie Płynnością Finansową
Zarządzanie płynnością finansową to kluczowy aspekt zarządzania finansami, który obejmuje monitorowanie przepływów pieniężnych, analizowanie wpływów i wydatków oraz prognozowanie przyszłych potrzeb finansowych. W tradycyjnym podejściu dział finansowy musi ręcznie zbierać i przetwarzać dane z różnych systemów, takich jak banki, ERP (Enterprise Resource Planning) oraz systemy księgowe. Proces ten bywa czasochłonny, a każda pomyłka może prowadzić do błędnych decyzji, co z kolei wpływa na stabilność finansową firmy.

Case Study: Firma X
Firma X to polskie przedsiębiorstwo produkcyjne, które borykało się z problemem manualnego monitorowania płynności finansowej. Każdego dnia pracownicy finansowi spędzali godziny na ręcznym zbieraniu danych z systemów takich jak Comarch ERP Optima oraz bankowych platform transakcyjnych. Wynikające z tego prognozy płynności finansowej były często opóźnione i obarczone ryzykiem błędu ludzkiego.

Wyzwania:

• Codzienne ręczne pobieranie i analizowanie danych bankowych.
• Ryzyko błędnych prognoz finansowych wynikających z niepełnych lub nieaktualnych danych.
• Duże nakłady czasu pracowników działu finansowego na powtarzalne zadania.

Rozwiązanie: Wdrożenie G1ANT.Studio umożliwiło firmie automatyzację procesów związanych z zarządzaniem płynnością. Roboty RPA automatycznie pobierały wyciągi bankowe, integrowały je z danymi z systemu księgowego oraz generowały codzienne prognozy płynności finansowej. Dzięki temu proces stał się bardziej efektywny, a pracownicy mogli skupić się na analizie danych, zamiast na ich ręcznym przetwarzaniu.

Wyniki:

• Czas potrzebny na przygotowanie prognoz płynności finansowej skrócił się o 80%, z 10 godzin tygodniowo do 2 godzin.
• Dokładność prognoz wzrosła, co umożliwiło lepsze zarządzanie rezerwami gotówkowymi i ograniczenie ryzyka kredytowego o 15%.
• Roczne oszczędności na kosztach operacyjnych wyniosły około 50 000 PLN.

Używane oprogramowanie:

• Comarch ERP Optima – system księgowy.
• G1ANT.Studio – oprogramowanie do automatyzacji RPA.

Automatyczne Raportowanie i Analiza Rentowności
Jednym z najważniejszych procesów w każdej firmie jest analiza rentowności, która pozwala na ocenę, jakie produkty, projekty czy działania generują największe zyski. Tradycyjne raportowanie rentowności często obejmuje ręczne zbieranie i przetwarzanie danych z różnych systemów, takich jak ERP, systemy CRM (Customer Relationship Management) czy narzędzia do raportowania, co prowadzi do opóźnień i błędów.

Case Study: Firma Y
Firma Y to dynamicznie rozwijająca się spółka z branży IT, korzystająca z systemu księgowego Symfonia ERP oraz narzędzia Power BI do raportowania i analizy danych. Problemem było ręczne zbieranie danych z różnych źródeł i ich późniejsze przetwarzanie, co prowadziło do długiego czasu oczekiwania na kluczowe raporty rentowności oraz ryzyka popełnienia błędów.

Wyzwania:

• Ręczne zbieranie danych z wielu systemów (ERP, CRM) i ich późniejsza analiza.
• Czasochłonny proces generowania raportów.
• Opóźnienia w dostarczaniu raportów do zarządu, co utrudniało podejmowanie szybkich decyzji.

Rozwiązanie: Firma wdrożyła G1ANT.Studio, które umożliwiło automatyzację procesu raportowania rentowności. Roboty RPA zbierały dane z Symfonia ERP i CRM, a następnie automatycznie generowały raporty rentowności w narzędziu Power BI. Dzięki temu zarząd mógł szybko uzyskać dostęp do kluczowych wskaźników finansowych.

Wyniki:

• Czas generowania raportów został skrócony o 90%, z 20 godzin miesięcznie do 2 godzin.
• Szybsze dostarczanie raportów pozwoliło na zwiększenie efektywności operacyjnej i poprawę rentowności projektów o 10%.
• Roczne oszczędności na kosztach pracy wyniosły około 100 000 PLN.

Używane oprogramowanie:

• Symfonia ERP – system księgowy.
• Power BI – narzędzie do raportowania.
• G1ANT.Studio – oprogramowanie do automatyzacji RPA.

Automatyzacja RPA w finansach daje firmom możliwość optymalizacji procesów, co przekłada się na oszczędność czasu, zwiększenie dokładności raportowania oraz zmniejszenie ryzyka błędów. Przykłady firm X i Y pokazują, jak technologia RPA, wspierana przez G1ANT.Studio, może znacząco poprawić zarządzanie płynnością finansową oraz usprawnić raportowanie i analizę rentowności. Wykorzystanie takich narzędzi staje się kluczowym czynnikiem sukcesu w dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, gdzie szybka reakcja i precyzyjne dane są podstawą do podejmowania właściwych decyzji.