Dlaczego Robot Programowy Można Uznawać za Aplikację?

Dlaczego Robot Programowy Jest Aplikacją?
W kontekście Robotic Process Automation (RPA), często mówi się o „robotach programowych” lub „botach”, które automatyzują procesy biznesowe. Ale czym dokładnie jest robot programowy, i czy można go uznać za aplikację? Odpowiedź brzmi: tak, robot programowy to specyficzny rodzaj aplikacji. Poniżej wyjaśniamy, dlaczego tak jest i jakie cechy definiują roboty programowe w kontekście RPA.

Czym jest aplikacja?
Na początek warto zdefiniować, czym jest sama aplikacja. To oprogramowanie komputerowe, które zostało zaprojektowane w celu realizacji określonych zadań, takich jak przetwarzanie danych, tworzenie dokumentów, zarządzanie projektami czy komunikacja. Aplikacje mogą działać samodzielnie lub w połączeniu z innymi systemami, aby ułatwić lub zautomatyzować pewne działania.

Robot programowy jako aplikacja

Robot programowy w RPA można uznać za aplikację, ponieważ spełnia podobną funkcję – realizuje konkretne zadania zdefiniowane przez użytkownika, automatyzując procesy biznesowe. Oto kluczowe powody, dla których robot programowy kwalifikuje się jako aplikacja:

1. Interakcja z innymi systemami
Roboty programowe (RPA) są zaprojektowane do interakcji z różnorodnymi systemami i aplikacjami, bez względu na to, czy są to stare systemy ERP, nowoczesne chmury obliczeniowe, czy proste arkusze kalkulacyjne. Działa to tak, że roboty korzystają z istniejących interfejsów użytkownika (UI) lub interfejsów programowania aplikacji (API), aby wykonywać powtarzalne zadania, które normalnie byłyby realizowane przez ludzi.

Przykłady interakcji obejmują:

• Przesyłanie danych między systemami, które nie są ze sobą bezpośrednio zintegrowane.
• Automatyczne aktualizowanie danych w różnych aplikacjach.
• Pobieranie informacji z jednego systemu, ich przetwarzanie, a następnie wprowadzanie wyników do innego systemu.

Poniżej przedstawiam trzy przykłady interakcji robota RPA z różnymi systemami w różnych branżach:

Przykład 1: Branża finansowa - Przetwarzanie wniosków o kredyt
W sektorze bankowym, proces przetwarzania wniosków o kredyt często wymaga interakcji z wieloma różnymi systemami, takimi jak:

• System CRM (Customer Relationship Management) do zarządzania danymi klientów.
• System ERP (Enterprise Resource Planning) w celu weryfikacji zdolności kredytowej.
• Systemy zewnętrzne, takie jak bazy danych kredytowych (np. BIK w Polsce), do sprawdzenia historii kredytowej klienta.

Robot RPA automatycznie pobiera dane z systemu CRM, loguje się do zewnętrznej bazy danych kredytowych, pobiera raport o zdolności kredytowej i następnie przesyła te informacje do systemu ERP banku, gdzie są dalej przetwarzane w ramach decyzji kredytowej.

Przykład 2: Branża produkcyjna - Zarządzanie zamówieniami
W firmach produkcyjnych systemy zarządzania zamówieniami często wymagają integracji pomiędzy:

• Systemem e-commerce (np. platformą zamówień online) do zbierania zamówień od klientów.
• Systemem ERP do zarządzania stanami magazynowymi i zamówieniami dostawców.
• Systemami logistycznymi w celu planowania wysyłki produktów.

Robot RPA automatyzuje cały proces – pobiera zamówienia z platformy e-commerce, sprawdza dostępność towarów w systemie ERP, a następnie generuje dokumenty wysyłkowe i przekazuje dane do systemu logistycznego, który organizuje dostawę towaru.

Przykład 3: Branża opieki zdrowotnej - Rejestracja pacjentów i przetwarzanie ubezpieczeń
W szpitalach i klinikach interakcja z wieloma systemami jest codziennością:

• Systemy rejestracji pacjentów służące do gromadzenia danych osobowych i umawiania wizyt.
• Systemy ubezpieczeniowe do weryfikacji ubezpieczenia pacjenta i przetwarzania roszczeń.
• Systemy medyczne do zarządzania dokumentacją medyczną.

Robot RPA może automatycznie pobierać dane pacjenta z systemu rejestracyjnego, weryfikować ważność ubezpieczenia pacjenta w systemie zewnętrznego dostawcy ubezpieczeń, a następnie aktualizować te dane w systemie zarządzania dokumentacją medyczną. Dzięki temu proces rejestracji i weryfikacji jest szybszy i bardziej efektywny, co pozwala personelowi medycznemu skupić się na opiece nad pacjentem.

2. Zdefiniowane zadania
Robot programowy w kontekście RPA działa na podstawie zestawu predefiniowanych reguł i instrukcji. Oznacza to, że jego działania są z góry zaprogramowane, by realizować konkretne zadania. Każdy proces, który robot wykonuje, opiera się na jasno określonych zasadach i krokach. Nie podejmuje decyzji, które wymagają interpretacji czy intuicji, ale zamiast tego precyzyjnie wykonuje powtarzalne operacje, które zostały dla niego zaprogramowane.

W biznesie roboty RPA mogą być wykorzystywane do różnych typów zadań, które mają określony schemat i wymagają wysokiej dokładności oraz konsekwentnego podejścia. Te zadania mogą być prostymi operacjami, takimi jak wprowadzanie danych, ale także bardziej złożonymi procesami, jak zarządzanie zamówieniami, przetwarzanie płatności czy analiza danych.

Poniżej trzy przykłady z różnych branż, które pokazują, jak zdefiniowane zadania są realizowane przez roboty RPA:

Przykład 1: Branża księgowo-finansowa - Automatyzacja przetwarzania faktur
W księgowości przetwarzanie faktur to zadanie, które wymaga ścisłego przestrzegania reguł i procedur. Zadania mogą obejmować:

• Odczytywanie faktury z e-maila lub z systemu zarządzania dokumentami.
• Sprawdzanie, czy faktura zawiera poprawne dane (np. numer faktury, kwoty, dane dostawcy).
• Wprowadzanie danych z faktury do systemu ERP lub systemu finansowego firmy.
• Przypisywanie odpowiednich kont księgowych na podstawie rodzaju transakcji.

Robot RPA może być zaprogramowany do realizacji tych działań w sposób zautomatyzowany. Działa na podstawie jasno zdefiniowanego procesu: od odczytu faktury, przez jej walidację, po wprowadzenie danych do systemu. Wszystkie kroki są szczegółowo zaplanowane, dzięki czemu robot działa bezbłędnie i z dużą efektywnością.

Przykład 2: Branża sprzedażowa - Automatyzacja obsługi zamówień
W firmach zajmujących się handlem detalicznym, zadania związane z obsługą zamówień są jasno zdefiniowane i opierają się na powtarzalnych krokach, takich jak:

• Pobieranie zamówienia od klienta (np. z platformy e-commerce).
• Weryfikacja dostępności produktów w magazynie.
• Generowanie faktury i dokumentu wysyłkowego.
• Informowanie klienta o statusie zamówienia (np. przez e-mail lub SMS).

Robot RPA może być zaprogramowany, aby wykonywać te zadania krok po kroku, na podstawie ściśle określonych instrukcji. Działa w ten sam sposób dla każdego zamówienia, eliminując ryzyko błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i przyspieszając cały proces.

Przykład 3: Branża HR - Automatyzacja procesu rekrutacji
W dziale HR, proces rekrutacji to kolejny przykład zadań, które można zdefiniować i zautomatyzować przy użyciu robotów RPA. Typowe zadania obejmują:

• Odbieranie aplikacji kandydatów z różnych platform rekrutacyjnych.
• Filtrowanie kandydatów na podstawie określonych kryteriów (np. doświadczenie, wykształcenie).
• Wysyłanie automatycznych odpowiedzi do kandydatów, którzy nie spełniają wymagań.
• Przesyłanie odpowiednich kandydatur do menedżerów działów.

Robot RPA może zostać zaprogramowany, aby wykonywać te kroki w sposób zautomatyzowany, opierając się na jasno zdefiniowanych zasadach (np. kryteria wyboru kandydatów). Dzięki temu proces rekrutacji jest szybszy, a dział HR może skupić się na bardziej złożonych zadaniach, jak rozmowy kwalifikacyjne.

3. Samodzielność działania
Roboty programowe w ramach RPA są zaprojektowane tak, aby działać niezależnie po ich odpowiednim zaprogramowaniu i wdrożeniu. Oznacza to, że po skonfigurowaniu robot nie potrzebuje stałej interwencji człowieka do realizacji swoich zadań. Może pracować w tle przez 24/7, automatyzując powtarzalne procesy i wykonując zadania, które normalnie wymagałyby angażowania pracowników. Samodzielność robota oznacza, że działa on zgodnie z ustalonym harmonogramem lub na podstawie wyzwalaczy, takich jak przychodzące maile, nowe zamówienia lub zmiany w systemach, i nie wymaga ciągłego nadzoru.

Poniżej znajdziesz trzy przykłady zastosowania robotów RPA w różnych branżach, które ilustrują samodzielność ich działania.

Przykład 1: Branża bankowa – Automatyzacja monitorowania transakcji podejrzanych
W bankowości jedną z kluczowych funkcji jest monitorowanie transakcji, aby wykryć ewentualne podejrzane działania związane z praniem pieniędzy lub oszustwami finansowymi. Robot RPA może działać w pełni autonomicznie, monitorując na bieżąco transakcje w systemie bankowym. Gdy wykryje transakcje, które spełniają określone kryteria ryzyka (np. wysoka kwota przelewu, transakcje międzynarodowe), automatycznie generuje raport i przesyła go do odpowiednich osób w dziale zgodności (compliance) lub do analizy dalszych kroków.

Dzięki takiemu podejściu robot działa bez ingerencji człowieka, 24 godziny na dobę, analizując ogromne ilości danych i wychwytując te, które wymagają dalszej uwagi. Pozwala to na szybsze reagowanie na potencjalne zagrożenia, zwiększając bezpieczeństwo finansowe banku.

Przykład 2: Branża e-commerce – Automatyzacja obsługi zamówień
W firmach zajmujących się sprzedażą online, codziennie napływają setki, a nawet tysiące zamówień. Robot RPA może zostać zaprogramowany do automatycznego zarządzania procesem od momentu otrzymania zamówienia, aż po jego realizację i wysyłkę. Robot automatycznie:

• Sprawdza, czy zamówione produkty są dostępne w magazynie.
• Wysyła potwierdzenie zamówienia do klienta.
• Generuje fakturę i dokumenty wysyłkowe.
• Przekazuje zamówienie do systemu logistycznego w celu realizacji dostawy.

Samodzielność robota pozwala na realizację tych procesów w trybie ciągłym, bez potrzeby ręcznego angażowania pracowników w każdym zamówieniu. Działając w tle, robot nie tylko przyspiesza obsługę zamówień, ale także minimalizuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

Przykład 3: Branża ubezpieczeniowa – Automatyzacja obsługi roszczeń
W branży ubezpieczeniowej automatyzacja obsługi roszczeń jest niezwykle przydatna. Roboty RPA mogą działać samodzielnie w ramach przetwarzania zgłoszeń roszczeń, które wpływają od klientów. Proces ten może wyglądać następująco:

• Robot odbiera zgłoszenie roszczenia, które przychodzi np. przez e-mail lub formularz internetowy.
• Pobiera dane z dokumentów zgłoszonych przez klienta, takich jak raporty policyjne, zdjęcia uszkodzeń itp.
• Przeprowadza wstępną ocenę zgodności zgłoszenia z polisą ubezpieczeniową.
• Automatycznie weryfikuje, czy zgłoszenie spełnia wszystkie kryteria wymagane do wypłaty odszkodowania.

Robot działa niezależnie, przetwarzając tysiące roszczeń jednocześnie, bez potrzeby ręcznego angażowania pracowników. W przypadku bardziej złożonych przypadków, które wymagają interwencji człowieka, robot może przekierować zgłoszenie do odpowiedniego działu. Dzięki temu proces obsługi roszczeń jest znacznie przyspieszony, a klienci otrzymują szybszą odpowiedź na swoje zgłoszenia.

4. Ograniczenia i cele
Robot programowy w RPA działa w ściśle określonych ramach, które są wyznaczone przez jego zaprogramowane cele i ograniczenia. Te ramy określają, co robot może i czego nie może zrobić. Ograniczenia są zazwyczaj związane z zakresem funkcji robota – jego zdolnością do realizowania tylko zadań, które zostały wcześniej zaplanowane i opisane w jego algorytmach. Roboty RPA nie podejmują decyzji na podstawie intuicji czy interpretacji kontekstu, lecz ściśle przestrzegają zdefiniowanych zasad. Ich cele są z góry określone, a każde zadanie ma jasno zdefiniowany wynik, który robot stara się osiągnąć.

Ograniczenia robota programowego:

• Brak elastyczności w interpretacji danych: Robot działa zgodnie z zaprogramowanymi zasadami i nie ma zdolności do rozumienia kontekstu lub podejmowania decyzji na podstawie nowych, nieznanych informacji.
• Oparcie o strukturę danych: Robot RPA najlepiej działa z danymi, które są strukturalne i przewidywalne. Gdy dane są nieuporządkowane lub zmieniają swoją strukturę, robot może napotkać problemy.
• Brak zdolności uczenia się: Robot RPA nie uczy się na bieżąco. Każda zmiana w procesie wymaga ponownego zaprogramowania.

Cele robota programowego:

• Automatyzacja powtarzalnych zadań: Roboty są projektowane, by zautomatyzować zadania rutynowe i powtarzalne, które wymagają dużego nakładu czasu, ale nie potrzebują kreatywności ani decyzyjności.
• Redukcja błędów: Głównym celem robotów jest eliminacja błędów ludzkich, które mogą wynikać z ręcznego wprowadzania danych lub powtarzalnych operacji.
• Zwiększenie efektywności: Roboty pozwalają firmom na zwiększenie wydajności operacyjnej poprzez skrócenie czasu realizacji zadań i obsługi procesów.

Poniżej trzy przykłady zastosowania robotów RPA w różnych branżach, które ilustrują ograniczenia i cele ich działania:

Przykład 1: Branża prawnicza – Przegląd dokumentacji prawnej
W kancelariach prawnych roboty RPA są często wykorzystywane do przeglądu dużych ilości dokumentów w ramach procesów prawnych, takich jak due diligence czy audyty. Celem robota jest:

• Automatyczne przeszukiwanie dokumentów w celu identyfikacji kluczowych terminów, klauzul czy informacji.
• Ekstrakcja danych i generowanie raportów na podstawie wyszukanych informacji.

Ograniczeniem w tym przypadku jest to, że roboty mogą przetwarzać tylko dokumenty o przewidywalnej strukturze. Jeśli dokumenty są złożone, niejednoznaczne lub wymagają interpretacji prawnej, robot nie jest w stanie podjąć decyzji lub dokonać analizy – wymaga interwencji prawnika.

Przykład 2: Branża handlowa – Automatyzacja prognozowania zapasów
W firmach handlowych jednym z kluczowych zadań jest prognozowanie zapasów w magazynie, aby uniknąć braków produktów lub nadmiaru zapasów. Robot RPA może automatycznie przetwarzać dane sprzedażowe i historyczne zapisy zapasów, aby wygenerować rekomendacje dotyczące przyszłych zamówień. Celem robota jest:

• Przetwarzanie danych z różnych systemów ERP, CRM i systemów magazynowych.
• Generowanie rekomendacji dotyczących uzupełnienia zapasów na podstawie trendów sprzedażowych.

Ograniczenie robota w tym przypadku wynika z jego zależności od danych historycznych. Jeśli nastąpią nagłe zmiany w popycie, których nie da się przewidzieć na podstawie wcześniejszych danych (np. nagłe skoki popytu w wyniku pandemii), robot nie będzie w stanie dostosować swoich prognoz, co może prowadzić do błędów w zarządzaniu zapasami.

Przykład 3: Branża zdrowotna – Automatyzacja rejestracji pacjentów
W sektorze zdrowotnym roboty RPA są często wykorzystywane do automatyzacji procesów administracyjnych, takich jak rejestracja pacjentów. Roboty mogą automatycznie:

• Pobierać dane pacjentów z formularzy online lub systemów rejestracyjnych.
• Przetwarzać zgłoszenia pacjentów i przypisywać je do odpowiednich specjalistów lub terminów wizyt.

Ograniczeniem w tym przypadku jest brak możliwości dostosowania się robota do sytuacji, w których dane są niekompletne, niepoprawne lub wymagają ludzkiego osądu. Na przykład, jeśli pacjent wpisze niepoprawne dane kontaktowe lub nie uzupełni wszystkich wymaganych pól, robot nie będzie w stanie skorygować tych błędów ani zinterpretować, co pacjent miał na myśli. W takim przypadku konieczna będzie interwencja pracownika recepcji.

Roboty programowe RPA, czyli Robotic Process Automation, charakteryzują się unikalnymi cechami, które odróżniają je od tradycyjnych aplikacji używanych w firmach czy instytucjach. Oto kluczowe specyficzne właściwości robotów RPA:

Brak interfejsu użytkownika
Tradycyjne aplikacje, z którymi pracownicy mają styczność na co dzień, posiadają graficzny interfejs użytkownika (GUI), który umożliwia interakcję z systemem. W przypadku robotów RPA interfejs taki nie jest potrzebny. Roboty działają w tle, wykonując zadania bez konieczności bezpośredniej interakcji ze strony człowieka. Oznacza to, że roboty mogą integrować się z różnorodnymi systemami, aplikacjami i bazami danych, działając na podstawie zaprogramowanych reguł i logiki. Pozwala to na oszczędność zasobów i zmniejszenie zaangażowania ludzkiego w procesy, które nie wymagają manualnych działań.

Skalowalność i elastyczność wdrożeń
Jedną z kluczowych zalet robotów RPA jest ich skalowalność. Organizacje, które wdrażają takie roboty, mogą z łatwością zwiększyć liczbę jednostek automatyzujących zadania, w zależności od rosnących potrzeb biznesowych. Przykładowo, w momentach wzmożonej aktywności, takich jak koniec miesiąca czy rok finansowy, można w szybki sposób wdrożyć większą liczbę robotów do realizacji zadań bez konieczności projektowania nowych aplikacji czy zmiany infrastruktury IT. W odróżnieniu od tradycyjnych aplikacji, nie trzeba zmieniać kodu ani tworzyć nowych funkcji, wystarczy dostosować już istniejące skrypty.

Automatyzacja powtarzalnych zadań
Roboty RPA zostały zaprojektowane z myślą o automatyzacji rutynowych, powtarzalnych zadań, które do tej pory były wykonywane przez pracowników. Takie zadania, jak wprowadzanie danych, przetwarzanie dokumentów, wysyłanie e-maili czy przeprowadzanie analiz, mogą być z łatwością zautomatyzowane, co pozwala pracownikom na skupienie się na bardziej strategicznych i kreatywnych działaniach. Automatyzacja powtarzalnych zadań nie tylko przyspiesza realizację procesów, ale również zmniejsza ryzyko błędów, które często pojawiają się podczas wykonywania monotonnych czynności przez ludzi.

Integracja z różnorodnymi systemami
Roboty RPA mają zdolność do współpracy z wieloma różnymi systemami jednocześnie. Mogą działać w ekosystemie aplikacji webowych, desktopowych, a także w środowiskach legacy, czyli starszych, nieaktualizowanych systemach, które wciąż są w użyciu w wielu firmach. Dzięki temu nie ma konieczności dokonywania kosztownych zmian w istniejącej infrastrukturze IT. Roboty są w stanie pracować z programami finansowymi, systemami ERP, CRM oraz wieloma innymi platformami bez konieczności głębokiej ingerencji w ich kod.

Niskie koszty wdrożenia
Ze względu na brak konieczności budowania nowych systemów oraz prostotę w konfiguracji, wdrożenie robotów RPA jest relatywnie tanie w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami IT. Proces automatyzacji nie wymaga skomplikowanych prac programistycznych, a modyfikacje w zadaniach automatyzacyjnych można przeprowadzać bez większych przestojów w działalności firmy.

Zwiększona dokładność i wydajność
Roboty RPA nie tylko wykonują zadania szybciej niż człowiek, ale także z większą dokładnością. Eliminują one ryzyko popełnienia błędów, które mogą wystąpić w wyniku ludzkiej nieuwagi czy zmęczenia. Dzięki temu automatyzacja zadań pozwala na zwiększenie jakości przetwarzanych danych, co ma bezpośrednie przełożenie na poprawę efektywności operacyjnej firmy.