Automatyzacja RPA w Administracji i Finansach: Praktyczne Case Study

Automatyzacja RPA w Administracji i Finansach: Wydajne Procesy, Sprawdzone Wyniki

Automatyzacja procesów w administracji i finansach staje się coraz bardziej powszechna, szczególnie w firmach, które są świadome możliwości, jakie niesie ze sobą Robotic Process Automation (RPA). Dzięki automatyzacji organizacje mogą znacząco skrócić czas przetwarzania danych, zwiększyć efektywność, oraz minimalizować ryzyko błędów. W tym artykule przyjrzymy się kilku kluczowym przypadkom użycia automatyzacji RPA w polskich firmach, z naciskiem na praktyczne zastosowania i wymierne korzyści.

Przykład 1: Automatyczne podstawienie danych firmowych do umów

Opis wyzwania: Weryfikacja, kto może reprezentować firmę, z którą podpisujesz umowę, bywa czasochłonna i podatna na błędy. Firmy, zwłaszcza te obsługujące setki kontraktów rocznie, muszą ręcznie przeszukiwać bazę danych KRS, NIP lub REGON, aby upewnić się, że dane są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Rozwiązanie: Automatyzacja przy wykorzystaniu G1ANT.Studio pozwala na automatyczne pobieranie danych firmowych z systemu KRS, NIP lub REGON i wstawianie ich bezpośrednio do umowy. Dzięki temu nie ma potrzeby ręcznego uzupełniania informacji, a dane są zawsze aktualne i zgodne z prawem.

Przykład automatyzacji: Firma korzystająca z oprogramowania ERP, takiego jak SAP lub Comarch ERP Optima, wdrożyła RPA w celu automatyzacji procesów weryfikacji kontrahentów. Automatyzacja pobiera dane z KRS, a następnie automatycznie wstawia je do draftu umowy.

Wyniki:

• Skrócenie czasu weryfikacji danych o 80% (średni czas weryfikacji ręcznej: 20 minut, czas po automatyzacji: 4 minuty).
• Zmniejszenie liczby błędów w umowach o 95%.
• Oszczędność roczna: 150 godzin pracy administracyjnej, co przekłada się na około 20 000 zł rocznych oszczędności.

Przykład 2: Automatyczne wyszukiwanie kluczowych zapisów w umowach

Opis wyzwania: Wyszukiwanie istotnych zapisów w umowach, takich jak terminy płatności czy warunki współpracy, jest często czasochłonne i podatne na przeoczenia. Firmy korzystające z tradycyjnych metod mogą spędzać godziny na analizie pojedynczych dokumentów.

Rozwiązanie: Zastosowanie G1ANT.Studio do automatyzacji procesu przeszukiwania dokumentów umów w oparciu o filtry (np. daty, rodzaje dokumentów). System zintegrowany z repozytoriami dokumentów, jak SharePoint czy Microsoft 365, automatycznie wyszukuje i analizuje umowy pod kątem kluczowych zapisów, takich jak terminy płatności czy obowiązki stron.

Przykład automatyzacji: Firma działająca w branży budowlanej, korzystająca z systemu księgowego enova365, wdrożyła G1ANT.Studio do automatyzacji analizy zapisów w umowach. Bot przeszukuje wszystkie umowy pod kątem określonych terminów płatności i generuje raport zbliżających się terminów, który jest następnie wysyłany do działu księgowości.

Wyniki:

• Skrócenie czasu analizy umów z 3 godzin na 10 minut.
• Redukcja ryzyka opóźnień w płatnościach o 30%.
• Oszczędność roczna: około 60 000 zł z tytułu kar umownych, których uniknięto dzięki terminowym płatnościom.

Przykład 3: Automatyzacja generowania raportów finansowych

Opis wyzwania: Ręczne generowanie raportów finansowych to nie tylko czasochłonny proces, ale także obarczony wysokim ryzykiem błędów. Wiele firm musi ręcznie gromadzić dane z różnych systemów, takich jak księgowość, płatności czy zarządzanie zasobami.

Rozwiązanie: Zastosowanie automatyzacji przy użyciu G1ANT.Studio pozwala na automatyczne
generowanie raportów finansowych na podstawie danych z systemów księgowych, takich jak SAP Business One czy Symfonia. Boty automatycznie zbierają dane, analizują je i tworzą gotowe raporty.

Przykład automatyzacji: Firma logistyczna korzystająca z SAP Business One wdrożyła automatyzację do generowania miesięcznych raportów finansowych. Bot zbiera dane o przychodach, kosztach operacyjnych i zyskach, a następnie generuje raporty w formacie PDF i Excel, które są automatycznie przesyłane do zarządu.

Wyniki:

• Redukcja czasu tworzenia raportów z 2 dni na 2 godziny.
• Zmniejszenie liczby błędów o 99%.
• Oszczędność: 24 dni robocze rocznie, co przekłada się na około 36 000 zł oszczędności.

Przykład 4: Automatyczna weryfikacja danych kontrahentów
Opis wyzwania: Ręczna weryfikacja danych kontrahentów, szczególnie w kontekście zgodności z przepisami prawnymi (np. VAT UE, AML), bywa skomplikowana i czasochłonna. Pracownicy muszą sprawdzać poprawność danych, takich jak NIP, KRS, czy adres, w różnych rejestrach, co obciąża dział administracyjny.

Rozwiązanie: Zautomatyzowana weryfikacja kontrahentów z użyciem G1ANT.Studio pobiera dane z publicznych rejestrów (np. CEIDG, KRS, VAT UE) i automatycznie porównuje je z danymi przechowywanymi w systemie ERP, takim jak Comarch ERP Optima. Bot sprawdza zgodność danych i generuje raport z wynikiem weryfikacji.

Przykład automatyzacji: Firma handlowa korzystająca z enova365 zautomatyzowała proces weryfikacji danych kontrahentów z rejestrów publicznych, aby zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi i regulacjami AML.

Wyniki:

• Skrócenie czasu weryfikacji z 30 minut do 5 minut na jednego kontrahenta.
• Zmniejszenie ryzyka błędów o 85%.
• Oszczędność roczna: 600 godzin pracy działu księgowości, co przekłada się na około 80 000 zł oszczędności.

Przykład 5: Automatyczne przypomnienia o terminach płatności

Opis wyzwania: W firmach o dużym wolumenie transakcji istnieje ryzyko, że niektóre płatności zostaną zapomniane lub opóźnione, co może prowadzić do utraty płynności finansowej lub nałożenia kar umownych.

Rozwiązanie: G1ANT.Studio może automatycznie monitorować terminy płatności i generować przypomnienia, wysyłając je do odpowiednich działów (księgowości, finansów). System ten może być zintegrowany z oprogramowaniem takim jak SAP Business One, w którym przechowywane są dane dotyczące faktur i płatności.

Przykład automatyzacji: Firma usługowa korzystająca z SAP Business One wdrożyła automatyczne przypomnienia o płatnościach. Boty regularnie przeszukują bazę faktur, wyszukują te zbliżające się do terminu zapadalności, i generują przypomnienia w formie maili do odpowiednich pracowników.

Wyniki:

• Redukcja opóźnionych płatności o 40%.
• Zwiększenie płynności finansowej firmy.
• Oszczędność: uniknięcie kar umownych w wysokości około 50 000 zł rocznie.

Przykład 6: Automatyczne wyciąganie danych z faktur

Opis wyzwania: Ręczne wprowadzanie danych z faktur papierowych lub w formacie PDF do systemów księgowych to praca monotonna i narażona na błędy. Zespoły księgowe często spędzają wiele godzin na ręcznym przetwarzaniu faktur.

Rozwiązanie: Dzięki G1ANT.Studio, proces wyciągania danych z faktur może zostać całkowicie zautomatyzowany. Boty rozpoznają kluczowe dane (np. NIP, datę faktury, kwoty netto i brutto, numer konta bankowego) i automatycznie wprowadzają je do systemu księgowego, takiego jak Symfonia czy enova365.

Przykład automatyzacji: Firma z branży transportowej korzystająca z Symfonii wdrożyła automatyzację przetwarzania faktur przy użyciu G1ANT.Studio. Boty automatycznie wyciągają dane z faktur PDF i wprowadzają je do systemu księgowego.

Wyniki:

• Skrócenie czasu przetwarzania faktury z 10 minut do 1 minuty.
• Zmniejszenie liczby błędów w fakturach o 90%.
• Oszczędność: około 500 godzin pracy rocznie, co przekłada się na 70 000 zł oszczędności.

Automatyzacja procesów administracyjnych i finansowych za pomocą narzędzi takich jak G1ANT.Studio to krok w kierunku nowoczesnej, wydajnej i zautomatyzowanej organizacji, która dostrzega znaczenie technologii w codziennych operacjach. Dzięki zaawansowanym rozwiązaniom RPA, firmy są w stanie zminimalizować ręczne, powtarzalne zadania, jednocześnie znacząco podnosząc efektywność oraz precyzję działań. Kluczowe korzyści, jakie niesie za sobą automatyzacja RPA, to przede wszystkim oszczędność czasu, redukcja liczby popełnianych błędów oraz optymalizacja kosztów.

Firmy, niezależnie od swojej wielkości i branży, coraz częściej dostrzegają, że czas to jeden z najważniejszych zasobów. Tradycyjne, manualne procesy, takie jak ręczne weryfikowanie danych, przepisywanie faktur czy zarządzanie umowami, są nie tylko czasochłonne, ale również obarczone ryzykiem ludzkiego błędu. Dzięki automatyzacji te zadania mogą być realizowane szybciej i z większą precyzją, pozwalając pracownikom na skupienie się na bardziej strategicznych działaniach.

Kwantyfikowane wyniki wdrożenia automatyzacji pokazują, jak szybko ta inwestycja się zwraca. Dla wielu firm czas przetwarzania dokumentów został skrócony o 80-90%, co przekłada się na oszczędność setek, a nawet tysięcy godzin pracy rocznie. Dodatkowo, automatyzacja minimalizuje liczbę błędów, co w praktyce oznacza mniej problemów z nieprawidłowościami w fakturach, umowach czy rozliczeniach finansowych. Przykładowo, firmy mogą zredukować liczbę błędów o 90%, co eliminuje ryzyko błędnych transakcji, kar umownych czy problemów z audytami.

Korzyści finansowe płynące z automatyzacji są równie znaczące. Firmy, które wdrożyły RPA w administracji i finansach, notują nie tylko bezpośrednie oszczędności związane z mniejszym zapotrzebowaniem na pracę ręczną, ale także pośrednie zyski wynikające z terminowego regulowania płatności, unikania kar oraz lepszego monitorowania przepływów finansowych. Przy automatyzacji przypomnień o płatnościach przedsiębiorstwa są w stanie zredukować opóźnienia płatności nawet o 40%, co znacząco wpływa na ich płynność finansową i stabilność.

Nie można też zapominać o perspektywie długoterminowej. Zastosowanie RPA zwiększa skalowalność procesów biznesowych. W miarę jak firma rośnie, może bez większych nakładów rozszerzać zasięg automatyzacji na nowe obszary, co w dłuższej perspektywie pozwala na ciągłe zwiększanie efektywności i konkurencyjności. W dobie dynamicznie zmieniającego się otoczenia rynkowego, firmy muszą być gotowe na szybkie reagowanie na nowe wyzwania i zmieniające się warunki – automatyzacja daje im tę elastyczność.

RPA, takie jak G1ANT.Studio, staje się nieodzownym narzędziem w nowoczesnych organizacjach, które chcą utrzymać swoją konkurencyjność i dostosować się do wyzwań cyfrowej transformacji. W dzisiejszych czasach, gdzie coraz więcej firm zmaga się z presją na szybsze, bardziej efektywne działanie, wdrożenie automatyzacji procesów to nie tylko przewaga, ale wręcz konieczność. Automatyzacja staje się kluczem do sukcesu, a kwantyfikowane korzyści – takie jak oszczędność godzin pracy, redukcja błędów, a także wzrost efektywności finansowej – potwierdzają, że RPA to inwestycja, która szybko się zwraca i przynosi długofalowe zyski.

Na przykładzie rzeczywistych wdrożeń w polskich firmach widzimy, że automatyzacja może przynieść korzyści nie tylko dużym korporacjom, ale także małym i średnim przedsiębiorstwom. Bez względu na branżę czy rodzaj działalności, każda firma ma do czynienia z procesami, które mogą być zautomatyzowane. Weryfikacja danych kontrahentów, przetwarzanie faktur, przypomnienia o płatnościach czy generowanie raportów finansowych to tylko niektóre z obszarów, w których automatyzacja daje wymierne rezultaty.

Wprowadzenie RPA w administracji i finansach to krok, który przynosi nie tylko krótkoterminowe korzyści operacyjne, ale także długofalowy rozwój i konkurencyjność na rynku. Przedsiębiorstwa, które decydują się na wdrożenie takich rozwiązań jak G1ANT.Studio, mogą liczyć na oszczędności rzędu dziesiątek tysięcy złotych rocznie, a także na dynamiczny rozwój dzięki efektywniejszemu zarządzaniu procesami. W obliczu stale rosnącej ilości danych i złożoności procesów biznesowych, automatyzacja staje się nieodzownym elementem nowoczesnego zarządzania firmą.