Automatyzacja RPA w Administracji i Finansach: Praktyczne Case Study i Korzyści

Automatyzacja RPA w Administracji i Finansach: Case Study i Praktyczne Zastosowania

Automatyzacja procesów administracyjnych i finansowych za pomocą Robotic Process Automation (RPA) staje się coraz bardziej popularna wśród firm, które dążą do optymalizacji swoich operacji. Dla osób świadomych pojęcia automatyzacji RPA, zrozumienie praktycznych zastosowań i wymiernych korzyści finansowych oraz operacyjnych jest kluczowe. Poniżej przedstawiamy dwa konkretne przypadki użycia automatyzacji z wykorzystaniem G1ANT.Studio, ukazując, jak RPA może pomóc w zarządzaniu dokumentami oraz przygotowywaniu umów handlowych.

Przykład 1: Automatyzacja procesu archiwizacji dokumentów

Opis wyzwania: W wielu firmach pracownicy nie archiwizują dokumentów na bieżąco lub robią to nieprawidłowo, co prowadzi do licznych błędów i trudności w zarządzaniu dokumentacją. Ręczne nazywanie plików oraz umieszczanie ich w odpowiednich folderach często zajmuje dużo czasu, a błędy w tym procesie powodują chaos organizacyjny i problemy z wyszukiwaniem dokumentów.

Rozwiązanie: Automatyzacja archiwizacji dokumentów z wykorzystaniem G1ANT.Studio znacząco upraszcza i przyspiesza cały proces. Boty automatycznie umieszczają pliki we właściwych lokalizacjach na serwerze firmowym lub w chmurze (np. w systemach takich jak Microsoft SharePoint czy Google Drive), stosując zdefiniowane zasady nazewnictwa. Dodatkowo, system wysyła automatyczne powiadomienia do odpowiednich osób, informując o nowo zarchiwizowanych dokumentach.

Przykład automatyzacji: Firma księgowa korzystająca z oprogramowania Symfonia wdrożyła automatyzację archiwizacji dokumentów przy użyciu G1ANT.Studio. Każda faktura lub dokument finansowy jest automatycznie zapisywana we właściwym folderze i nazwany zgodnie z formatem: „Data_Numer_Faktura.pdf”. G1ANT.Studio monitoruje także nowe dokumenty, wysyłając alerty w czasie rzeczywistym do działu księgowości, informując o pojawieniu się nowego dokumentu do przetworzenia.

Wyniki:

• Redukcja czasu archiwizacji dokumentów o 75%.
• Zmniejszenie liczby błędów w nazwach plików i ich lokalizacji o 95%.
• Oszczędność: około 300 godzin pracy administracyjnej rocznie, co przekłada się na 40 000 zł oszczędności.

Przykład 2: Automatyzacja przygotowywania umów handlowych

Opis wyzwania: W firmach, gdzie umowy handlowe są przygotowywane przez różne działy, takie jak dział sprzedaży i dział prawny, informacje często giną lub są przekazywane z opóźnieniem, co prowadzi do błędów i opóźnień w realizacji umów. Ręczne sporządzanie umów na podstawie notatek ze spotkań handlowych bywa nieefektywne i narażone na błędy.

Rozwiązanie: Automatyzacja procesu przygotowywania umów handlowych z wykorzystaniem G1ANT.Studio eliminuje ryzyko błędów ludzkich oraz opóźnień. Dzięki nagraniu spotkań sprzedażowych i integracji z systemem rozpoznawania mowy, takim jak Microsoft Azure Speech, automatycznie generowane są notatki ze spotkań. Na tej podstawie system może automatycznie wypełniać dane w umowach handlowych, takie jak stawki, daty rozpoczęcia projektu czy inne ustalenia, eliminując ryzyko błędów w przepływie informacji.

Przykład automatyzacji: Firma technologiczna korzystająca z systemu CRM, takiego jak Salesforce, wdrożyła G1ANT.Studio, aby automatycznie generować umowy handlowe na podstawie nagrań spotkań sprzedażowych. System automatycznie wysyła notatki do działu prawnego, który od razu ma wgląd w ustalenia i może przygotować umowę zgodną z wymaganiami klienta.

Wyniki:

• Skrócenie czasu przygotowania umowy o 60%.
• Eliminacja błędów w przekazywaniu danych pomiędzy działami (zredukowanie błędów o 98%).
• Oszczędność: około 120 godzin pracy miesięcznie, co rocznie daje około 50 000 zł oszczędności.

Przykład 3: Automatyzacja zarządzania korespondencją e-mail

Opis wyzwania: Działy administracyjne i finansowe często są przeciążone liczbą napływających e-maili dotyczących faktur, zapytań od klientów czy dokumentów do akceptacji. Ręczne segregowanie, przekazywanie odpowiednich wiadomości do właściwych działów i odpowiadanie na rutynowe zapytania zajmuje dużo czasu, prowadząc do opóźnień i przeoczeń.

Rozwiązanie: Automatyzacja zarządzania korespondencją e-mail z wykorzystaniem G1ANT.Studio pozwala na automatyczne analizowanie treści wiadomości przychodzących, przypisywanie ich do odpowiednich kategorii, przekazywanie ich do odpowiednich działów oraz automatyczne odpowiadanie na standardowe zapytania. Dzięki integracji z popularnymi systemami pocztowymi, takimi jak Microsoft Outlook czy Gmail, bot może automatycznie odczytywać i przetwarzać wiadomości, eliminując konieczność ręcznego zarządzania korespondencją.

Przykład automatyzacji: Firma zajmująca się handlem międzynarodowym wdrożyła G1ANT.Studio, aby zautomatyzować zarządzanie korespondencją e-mail. Boty automatycznie analizują e-maile dotyczące faktur, przypisują je do odpowiednich folderów i przekazują do działu księgowości, jednocześnie wysyłając automatyczne odpowiedzi potwierdzające odbiór wiadomości.

Wyniki:

• Skrócenie czasu potrzebnego na obsługę wiadomości o 70%.
• Zmniejszenie liczby błędów związanych z opóźnieniami lub zagubionymi wiadomościami o 80%.
• Oszczędność: około 200 godzin pracy miesięcznie, co rocznie daje oszczędności rzędu 50 000 zł.

Przykład 4: Automatyczne generowanie raportów finansowych

Opis wyzwania: Ręczne generowanie raportów finansowych, takich jak bilanse, rachunki zysków i strat czy przepływy pieniężne, jest czasochłonnym procesem, który wymaga gromadzenia danych z różnych źródeł. Działy finansowe często muszą korzystać z różnych systemów, takich jak SAP, Symfonia czy enova365, co dodatkowo zwiększa ryzyko błędów.

Rozwiązanie: G1ANT.Studio umożliwia pełną automatyzację procesu generowania raportów finansowych, integrując się z systemami księgowymi i finansowymi. Boty automatycznie zbierają dane z różnych źródeł, generują wymagane raporty oraz przesyłają je do odpowiednich osób lub działów. Automatyzacja obejmuje również weryfikację danych i wyszukiwanie niezgodności, co eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.

Przykład automatyzacji: Firma z branży produkcyjnej korzystająca z SAP Business One wdrożyła G1ANT.Studio do automatycznego generowania miesięcznych raportów finansowych. Boty automatycznie gromadzą dane z różnych działów, generują raporty i przesyłają je do działu księgowości i zarządu.

Wyniki:

• Skrócenie czasu tworzenia raportów z 2 dni do kilku godzin.
• Redukcja liczby błędów w raportach finansowych o 95%.
• Oszczędność: około 30 000 zł rocznie dzięki eliminacji błędów i przyspieszeniu procesów.

Przykład 5: Automatyzacja rozliczania kosztów projektów

Opis wyzwania: Dla firm realizujących wiele projektów, szczególnie w branżach takich jak IT czy budownictwo, rozliczanie kosztów projektowych bywa skomplikowane i czasochłonne. Koszty muszą być precyzyjnie śledzone i przypisywane do odpowiednich projektów, co prowadzi do częstych błędów i opóźnień w raportowaniu.

Rozwiązanie: Automatyzacja rozliczania kosztów projektów za pomocą G1ANT.Studio pozwala na śledzenie i automatyczne przypisywanie kosztów do odpowiednich projektów. Boty zbierają dane z faktur, systemów finansowych (np. enova365, Symfonia) oraz innych narzędzi do zarządzania projektami (np. Jira, Trello), automatycznie przypisując je do właściwych kategorii i projektów.

Przykład automatyzacji: Firma IT korzystająca z enova365 wdrożyła G1ANT.Studio do automatyzacji rozliczania kosztów projektów. Boty automatycznie zbierają dane z faktur i systemów projektowych, przypisując koszty do poszczególnych projektów i generując raporty kosztowe dla zarządu.

Wyniki:

• Skrócenie czasu rozliczania kosztów projektowych o 60%.
• Redukcja błędów w raportowaniu kosztów o 90%.
• Oszczędność: około 40 000 zł rocznie dzięki precyzyjnemu śledzeniu kosztów i eliminacji błędów.

Automatyzacja procesów za pomocą narzędzi RPA, takich jak G1ANT.Studio, staje się nieodzownym elementem strategii rozwoju nowoczesnych firm. Przynosi ona realne korzyści operacyjne i finansowe, zarówno poprzez znaczną redukcję kosztów, jak i optymalizację wykorzystania zasobów ludzkich. W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie biznesu, gdzie każda minuta ma znaczenie, RPA pozwala firmom usprawnić działania operacyjne, zmniejszyć ryzyko błędów oraz skoncentrować zasoby na zadaniach o wyższej wartości dodanej.

Realne korzyści operacyjne i finansowe
Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie zautomatyzowanych rozwiązań, takich jak system archiwizacji dokumentów czy przygotowywania umów handlowych, szybko dostrzegają korzyści. Automatyzacja pozwala znacząco skrócić czas przetwarzania dokumentów, co bezpośrednio przekłada się na oszczędność czasu pracy, a tym samym na realne oszczędności finansowe. Dodatkowo, automatyczne procesy eliminują ryzyko błędów ludzkich, co z kolei wpływa na zwiększenie jakości i spójności wykonywanych zadań.

Dzięki zastosowaniu G1ANT.Studio, firmy mogą zredukować czas potrzebny na realizację rutynowych, powtarzalnych zadań, takich jak archiwizacja, zarządzanie korespondencją e-mail, generowanie raportów finansowych, rozliczanie kosztów projektów czy przygotowywanie umów handlowych. Te zautomatyzowane procesy są nie tylko szybsze, ale także bardziej precyzyjne niż działania ręczne, co znacząco zmniejsza liczbę błędów i usprawnia funkcjonowanie całej organizacji.

Optymalizacja zasobów ludzkich
Automatyzacja nie oznacza tylko redukcji kosztów – jest także kluczowa w kontekście lepszego wykorzystania zasobów ludzkich. Pracownicy, którzy wcześniej musieli poświęcać godziny na monotonne, powtarzalne zadania, takie jak ręczne przetwarzanie faktur czy przygotowywanie dokumentów, mogą teraz skupić się na bardziej strategicznych i kreatywnych działaniach. Dzięki RPA pracownicy stają się bardziej produktywni i mogą realizować zadania, które mają realny wpływ na rozwój firmy.

Ponadto, dzięki automatyzacji procesów kadrowych, księgowych i zarządzania projektami, firmy są w stanie lepiej zarządzać swoimi zespołami. Przykłady, takie jak automatyczne rozliczanie kosztów projektów, generowanie raportów finansowych czy zarządzanie urlopami, pokazują, że RPA nie tylko usprawnia codzienne działania, ale także zapewnia firmom większą elastyczność i kontrolę nad zasobami.

Kwantyfikowane wyniki
Wdrożenia automatyzacji z wykorzystaniem G1ANT.Studio pokazują, że RPA przynosi wymierne oszczędności. Firmy mogą liczyć na dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych oszczędności rocznie, wynikające z redukcji liczby błędów, skrócenia czasu realizacji zadań oraz zmniejszenia nakładów pracy manualnej. Na przykład:

• Automatyzacja archiwizacji dokumentów może zaoszczędzić firmie nawet 300 godzin pracy rocznie, eliminując błędy w nazewnictwie i lokalizacji plików.
• Zarządzanie korespondencją e-mail pozwala na redukcję czasu potrzebnego na obsługę wiadomości o 70%, co przekłada się na oszczędności rzędu 50 000 zł rocznie.
• Automatyczne generowanie raportów finansowych skraca czas tworzenia raportów z dwóch dni do kilku godzin, eliminując 95% błędów i oszczędzając 30 000 zł rocznie.

Te kwantyfikowane rezultaty dowodzą, że inwestycja w automatyzację szybko się zwraca, a efekty są widoczne niemal od razu po wdrożeniu systemów RPA.

Automatyzacja w kontekście popularnych narzędzi
Jednym z kluczowych atutów G1ANT.Studio jest możliwość łatwej integracji z popularnymi systemami księgowymi, kadrowymi i CRM, takimi jak SAP, Symfonia, enova365 czy Salesforce. Dzięki temu firmy działające w Polsce mogą z łatwością wdrożyć automatyzację bez konieczności wprowadzania dużych zmian w swoich istniejących systemach. G1ANT.Studio integruje się z tymi narzędziami, automatyzując procesy wewnętrzne i pozwalając na ich bezbłędne i szybkie przetwarzanie.

Zrównoważony rozwój i długoterminowe korzyści
Automatyzacja procesów RPA przyczynia się również do zrównoważonego rozwoju firm. Zmniejszenie nakładów pracy manualnej i liczby błędów nie tylko poprawia efektywność operacyjną, ale także wpływa na bardziej ekologiczną i oszczędną działalność. Dzięki automatyzacji firmy mogą bardziej efektywnie wykorzystywać swoje zasoby, minimalizując niepotrzebne marnotrawstwo czasu i energii.

W dłuższej perspektywie automatyzacja wspiera także skalowalność firmy – pozwala szybko adaptować się do zmieniających się potrzeb biznesowych i rynkowych, jednocześnie utrzymując wysoką efektywność operacyjną.

Automatyzacja procesów administracyjnych i finansowych z wykorzystaniem RPA, takich jak G1ANT.Studio, to nie tylko sposób na zwiększenie efektywności, ale także strategiczne narzędzie dla firm, które dążą do długoterminowego wzrostu i zrównoważonego rozwoju. Dzięki szybkiemu zwrotowi z inwestycji, oszczędnościom rzędu dziesiątek tysięcy złotych oraz znaczącej poprawie w zakresie efektywności operacyjnej, RPA staje się kluczowym elementem strategii nowoczesnych organizacji.

Rozwiązania RPA uwalniają pracowników od monotonnych, powtarzalnych zadań, pozwalając im skupić się na działaniach o wyższej wartości, co prowadzi do zwiększenia produktywności i innowacyjności w firmach. Dzięki takim technologiom jak G1ANT.Studio, każda firma może w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji, optymalizując swoje zasoby i zwiększając konkurencyjność na rynku.