Automatyzacja RPA w finansachAutomatyzacja procesów finansowych za pomocą technologii RPA (Robotic Process Automation) stała się kluczowym elementem strategii rozwoju firm, które dążą do zwiększenia efektywności i zmniejszenia ryzyka operacyjnego. Firmy w Polsce, które są już świadome korzyści wynikających z automatyzacji, coraz częściej sięgają po rozwiązania takie jak G1ANT.Studio, aby optymalizować kluczowe procesy finansowe. W tym artykule przedstawimy dwa studia przypadków (case study), które obrazują, jak RPA może wspierać firmy w automatyzacji prognoz finansowych oraz rozliczeń delegacji i wydatków służbowych.
Case study 1: Automatyczne prognozowanie przepływów finansowychSytuacja biznesowa:Firma produkcyjna średniej wielkości działająca w Polsce, korzystająca z systemu ERP (np. SAP Business One) oraz oprogramowania księgowego, takiego jak Comarch ERP Optima, napotykała trudności związane z dokładnym prognozowaniem przepływów pieniężnych (cash flow). Proces wymagał manualnego łączenia danych z różnych systemów i arkuszy kalkulacyjnych, co prowadziło do błędów, opóźnień i trudności w uzyskaniu aktualnych informacji.
Wyzwanie:Automatyzacja prognozowania przepływów pieniężnych, które jest kluczowe dla planowania operacyjnego, wymaga integracji danych finansowych z różnych źródeł, ich analizy oraz generowania raportów, które mogą być dostosowane do zmieniających się warunków biznesowych.
Rozwiązanie:Dzięki G1ANT.Studio, firma mogła zautomatyzować proces zbierania danych finansowych z SAP Business One, Comarch ERP Optima oraz arkuszy kalkulacyjnych Excel. Robot RPA automatycznie wyciągał informacje dotyczące wpływów i wydatków, agregował je oraz przygotowywał prognozy na podstawie historycznych danych i bieżących transakcji. Prognozy były generowane codziennie, a dane były automatycznie aktualizowane i wysyłane do zespołu zarządzającego w formie raportu PDF.
Korzyści:- Redukcja czasu potrzebnego na prognozowanie przepływów pieniężnych o 70%.
- Zmniejszenie liczby błędów wynikających z manualnego przetwarzania danych.
- Zwiększenie dokładności prognoz i lepsze planowanie finansowe dzięki aktualnym danym.
Case study 2: Automatyczne rozliczanie delegacji i wydatków służbowychSytuacja biznesowa:Duża firma z sektora usługowego, posiadająca wielu pracowników mobilnych, którzy często podróżują służbowo, korzystała z oprogramowania kadrowo-płacowego, takiego jak Symfonia ERP Kadry i Płace oraz oprogramowania do zarządzania wydatkami służbowymi, np. Concur. Każda delegacja wiązała się z koniecznością ręcznego wprowadzania danych, zbierania paragonów i faktur oraz czasochłonnej weryfikacji zgodności wydatków z regulacjami firmy.
Wyzwanie:Rozliczanie delegacji i wydatków służbowych było procesem skomplikowanym, angażującym kilka działów: HR, księgowość oraz menedżerów. Zespoły musiały weryfikować dokumenty, kalkulować diety, przeliczać waluty oraz dbać o to, aby wszystkie wydatki były zgodne z polityką firmy. Proces ten był podatny na błędy i opóźnienia.
Rozwiązanie:Za pomocą G1ANT.Studio zautomatyzowano proces rozliczania delegacji i wydatków. Roboty RPA automatycznie pobierały informacje z systemu Symfonia ERP Kadry i Płace oraz Concur, weryfikowały dokumenty, przeliczały waluty oraz przygotowywały raporty zgodności wydatków. Dokumentacja była automatycznie archiwizowana, a raporty wysyłane do odpowiednich działów w celu ostatecznej weryfikacji i zatwierdzenia.
Korzyści:- Redukcja czasu rozliczania delegacji o 60%.
- Eliminacja błędów wynikających z manualnej weryfikacji dokumentów.
- Zwiększenie zgodności z polityką wydatków firmy oraz poprawa przejrzystości procesu.
Automatyzacja procesów finansowych za pomocą narzędzi RPA, takich jak G1ANT.Studio, przynosi wymierne korzyści firmom działającym w Polsce, które stawiają na efektywność operacyjną i minimalizację błędów. Case study przedstawione powyżej to tylko przykłady, jak technologia RPA może zrewolucjonizować codzienne operacje w firmach, zapewniając im przewagę konkurencyjną na rynku.
Case study 3: Automatyczne generowanie prognoz finansowychSytuacja biznesowa:Duża firma handlowa operująca w Polsce, korzystająca z systemów ERP takich jak Microsoft Dynamics NAV oraz oprogramowania księgowego Comarch ERP XL, miała problem z czasochłonnym i złożonym procesem generowania prognoz finansowych. Prognozy finansowe, przygotowywane na potrzeby planowania budżetowego, wymagały regularnej analizy danych z wielu źródeł, co wiązało się z częstymi opóźnieniami oraz możliwością popełnienia błędów.
Wyzwanie:Generowanie prognoz finansowych wymagało manualnego przetwarzania dużej ilości danych, takich jak dane historyczne, informacje o sprzedaży, kosztach operacyjnych i innych kluczowych wskaźnikach. Kluczowym problemem było zintegrowanie danych z różnych systemów w jednym raporcie oraz jego odpowiednie zinterpretowanie, co prowadziło do nieefektywności.
Rozwiązanie:Firma zastosowała G1ANT.Studio do automatyzacji procesu generowania prognoz finansowych. Robot RPA zintegrował dane z Microsoft Dynamics NAV oraz Comarch ERP XL, przetwarzał je i generował prognozy finansowe w czasie rzeczywistym. Raporty były automatycznie dostarczane do działu zarządzania finansami, co umożliwiało szybsze podejmowanie decyzji strategicznych.
Korzyści:- Czas generowania prognoz został skrócony o 80%.
- Eliminacja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.
- Możliwość aktualizacji prognoz w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze reagowanie na zmiany rynkowe.
Case study 4: Automatyczne rozliczanie podatków i zgodność z przepisamiSytuacja biznesowa:Firma konsultingowa zajmująca się międzynarodowym doradztwem podatkowym korzystała z oprogramowania księgowego Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz narzędzi wspomagających zarządzanie zgodnością podatkową, takich jak Taxon. Proces ręcznego rozliczania podatków oraz zgodności z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami podatkowymi był skomplikowany, czasochłonny i obciążony wysokim ryzykiem błędów.
Wyzwanie:Firma borykała się z manualnym rozliczaniem podatków, co wymagało analizy różnych przepisów podatkowych oraz weryfikacji danych księgowych pod kątem zgodności z aktualnymi przepisami. Proces ten zajmował wiele godzin pracy, a błędy w dokumentacji mogły prowadzić do kar finansowych oraz opóźnień w płatnościach podatkowych.
Rozwiązanie:Za pomocą G1ANT.Studio zautomatyzowano proces rozliczania podatków. Robot RPA zintegrował dane z Symfonia ERP Finanse i Księgowość oraz narzędzi takich jak Taxon, analizował je pod kątem zgodności z przepisami oraz generował raporty podatkowe gotowe do złożenia w odpowiednich urzędach. Cały proces przebiegał bez potrzeby ręcznej interwencji, co pozwoliło zminimalizować ryzyko błędów.
Korzyści:- Skrócenie czasu rozliczania podatków o 65%.
- Zwiększenie zgodności z przepisami podatkowymi, co pozwala uniknąć kar finansowych.
- Większa pewność danych finansowych dzięki automatycznej weryfikacji zgodności z przepisami.
Technologia RPA z powodzeniem wspiera firmy w Polsce w automatyzacji procesów finansowych, przynosząc znaczące korzyści w obszarach takich jak prognozowanie finansowe, rozliczanie podatków, zarządzanie wydatkami czy optymalizacja przepływów pieniężnych. Automatyzacja zadań tego rodzaju nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale także minimalizuje ryzyko błędów, redukuje koszty operacyjne i umożliwia zespołom finansowym skupienie się na bardziej strategicznych działaniach.
G1ANT.Studio, jako narzędzie klasy RPA, doskonale integruje się z popularnym oprogramowaniem używanym przez firmy w Polsce, takim jak Microsoft Dynamics NAV, Comarch ERP XL, Symfonia ERP Finanse i Księgowość, a także z narzędziami specjalistycznymi, jak Taxon do obsługi podatków czy Concur do zarządzania wydatkami służbowymi. Dzięki takiej integracji możliwa jest automatyzacja procesów, które wcześniej wymagały manualnej interwencji, były czasochłonne i podatne na błędy, co w konsekwencji prowadziło do opóźnień i zwiększonych kosztów.
Niezależnie od tego, czy firma korzysta z systemów ERP takich jak SAP Business One, Comarch ERP Optima, czy innych narzędzi księgowych, integracja z G1ANT.Studio pozwala na automatyzację kluczowych procesów finansowych. Automatyczne generowanie prognoz finansowych, rozliczanie podatków, monitorowanie płynności finansowej czy zarządzanie rozliczeniami służbowymi staje się łatwiejsze, bardziej precyzyjne i szybsze.
Dzięki możliwościom RPA, firmy mogą zminimalizować ryzyko operacyjne, unikać błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, a jednocześnie lepiej reagować na dynamicznie zmieniające się warunki rynkowe. Automatyczne generowanie raportów, bieżąca aktualizacja danych, oraz integracja z istniejącymi systemami księgowymi i ERP sprawiają, że zespoły finansowe mogą skupić się na prognozowaniu, analizie i planowaniu przyszłości, bez konieczności martwienia się o codzienne, powtarzalne zadania.
Takie podejście do automatyzacji procesów finansowych nie tylko zwiększa efektywność pracy zespołów, ale również przyczynia się do długoterminowej optymalizacji kosztów, poprawy jakości danych oraz lepszego zarządzania zasobami finansowymi przedsiębiorstw.