Automatyzacja RPA w Finansach: Case Study Prognozowania i Weryfikacji Danych

Automatyzacja RPA w Finansach: Case Study Prognozowania Przepływów Finansowych i Weryfikacji Danych Księgowych

Współczesny świat biznesu przechodzi dynamiczną transformację, a cyfryzacja staje się jednym z głównych czynników sukcesu firm. W obliczu rosnącej konkurencji oraz coraz bardziej złożonych operacji, organizacje muszą stawiać na technologie, które nie tylko przyspieszą ich codzienne działania, ale również pozwolą na bardziej precyzyjne zarządzanie zasobami.

Robotic Process Automation (RPA) jest odpowiedzią na te potrzeby, szczególnie w obszarze finansów, gdzie precyzja i efektywność mają kluczowe znaczenie.

Automatyzacja procesów w działach finansowych pozwala na zwiększenie produktywności, eliminując konieczność wykonywania manualnych, powtarzalnych zadań, które są podatne na błędy ludzkie. W dobie stale zmieniających się przepisów podatkowych, zawiłych regulacji księgowych oraz ogromnych ilości danych, narzędzia RPA stają się kluczowym elementem nowoczesnych systemów zarządzania finansami.

Firmy, które decydują się na wdrożenie tej technologii, mogą nie tylko zoptymalizować swoje operacje, ale również uzyskać przewagę konkurencyjną poprzez szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i minimalizację ryzyka operacyjnego.

Obszar finansów jest szczególnie podatny na wdrożenie automatyzacji, ze względu na mnogość procesów, które mogą zostać zautomatyzowane, takich jak przetwarzanie faktur, weryfikacja zgodności dokumentów, prognozowanie przepływów finansowych czy analiza kosztów. Technologia RPA daje firmom możliwość integracji z istniejącymi systemami ERP, a także umożliwia automatyczne pobieranie, przetwarzanie i analizowanie danych w czasie rzeczywistym.

W tym artykule omówimy dwa konkretne przypadki zastosowania G1ANT.Studio, jednego z wiodących narzędzi RPA, które umożliwia elastyczną automatyzację procesów finansowych. Skupimy się na automatycznym prognozowaniu przepływów finansowych – procesie kluczowym dla zarządzania płynnością firmy, oraz na weryfikacji poprawności danych księgowych, co jest fundamentem dla tworzenia wiarygodnych raportów finansowych.

Case Study 1: Automatyczne Prognozowanie Przepływów Finansowych

Założenia i potrzeby klienta:
Firma z sektora handlowego, mająca roczny obrót na poziomie 300 milionów złotych, zmagała się z dynamicznie zmieniającymi się przepływami finansowymi. Jednym z kluczowych wyzwań była dokładność prognozowania przepływów finansowych, szczególnie w okresach szczytowej sprzedaży (np. okres świąteczny), kiedy to ręczne opracowywanie raportów nie było w stanie nadążyć za szybkim tempem operacji.

Dodatkowo, firma chciała:

• Zredukować czas potrzebny na ręczne przygotowywanie prognoz z 5 dni roboczych do maksymalnie 1 dnia.
• Zwiększyć dokładność prognoz o co najmniej 15%, aby lepiej zarządzać płynnością finansową.
• Poprawić wykorzystanie dostępnej gotówki, eliminując niepotrzebne koszty finansowania zewnętrznego.

Rozwiązanie:
Wykorzystując G1ANT.Studio w połączeniu z Comarch ERP Optima oraz Microsoft Power BI, firma wdrożyła automatyczny proces prognozowania przepływów finansowych. G1ANT.Studio pobierał dane o bieżących i zaległych płatnościach z ERP oraz arkuszy Excel, a następnie analizował je według wcześniej określonych reguł. Dane były automatycznie integrowane i wizualizowane w Power BI, co pozwalało na bieżącą aktualizację prognoz.

Wymierne korzyści:

• Skrócenie czasu generowania prognoz z 5 dni roboczych do 6 godzin (redukcja czasu o 85%).
• Zwiększenie dokładności prognoz o 20%, co pozwoliło na lepsze zarządzanie płynnością i ograniczenie zaciągania niepotrzebnych kredytów obrotowych.
• Zmniejszenie kosztów finansowania zewnętrznego o 12% poprzez lepsze wykorzystanie własnych środków finansowych.
• Redukcja ryzyka błędów ludzkich o 90%, co wyeliminowało problemy z niepoprawnymi danymi w prognozach.

Narzędzia użyte w projekcie:

• G1ANT.Studio – narzędzie RPA do automatyzacji procesów finansowych.
• Comarch ERP Optima – system ERP dla zarządzania danymi księgowymi.
• Microsoft Power BI – platforma do wizualizacji danych.

Case Study 2: Automatyczna Weryfikacja Poprawności Danych Księgowych

Założenia i potrzeby klienta:
Globalna firma produkcyjna z polskim oddziałem, posiadająca przychody roczne na poziomie 1 miliarda złotych, stanęła przed wyzwaniem automatyzacji weryfikacji poprawności danych księgowych. Ręczne porównywanie danych z systemów ERP, bankowych i rejestrów wewnętrznych zajmowało średnio 10 dni roboczych na miesiąc.

Firma chciała:

• Zmniejszyć czas potrzebny na weryfikację danych księgowych o co najmniej 50%.
• Wyeliminować 95% błędów powstających podczas ręcznego wprowadzania danych.
• Zwiększyć zgodność raportów finansowych przed audytami oraz ograniczyć liczbę korekt w raportach o 90%.

Rozwiązanie:
Firma zdecydowała się na wdrożenie automatyzacji z wykorzystaniem G1ANT.Studio oraz systemu ERP SAP i Symfonia ERP do obsługi danych księgowych. Robot stworzony w G1ANT.Studio automatycznie porównywał dane z SAP i Symfonii z danymi bankowymi i dokumentami finansowymi, wyłapując rozbieżności oraz generując raporty dla działu księgowego.

Wymierne korzyści:

• Skrócenie czasu weryfikacji danych księgowych z 10 dni roboczych do 2 dni (redukcja czasu o 80%).
• Redukcja liczby błędów o 97%, co pozwoliło na eliminację większości problemów z niezgodnościami w danych.
• Zmniejszenie liczby korekt raportów finansowych o 92%, co przyspieszyło proces audytów i poprawiło transparentność danych finansowych.
• Oszczędność kosztów operacyjnych o 15% dzięki lepszej efektywności działu księgowego i mniejszej liczbie powtórnych operacji.

Narzędzia użyte w projekcie:

• G1ANT.Studio – narzędzie RPA do automatyzacji procesów księgowych.
• SAP – system ERP do zarządzania danymi księgowymi.
• Symfonia ERP – oprogramowanie księgowe.
• System bankowy – do automatycznej synchronizacji danych finansowych.

Wpływ Automatyzacji RPA na Procesy Finansowe
Automatyzacja procesów finansowych za pomocą Robotic Process Automation (RPA) stała się jednym z najskuteczniejszych narzędzi, które przedsiębiorstwa mogą wdrożyć, aby poprawić swoje operacje. W erze cyfryzacji, gdzie czas i dokładność są kluczowymi czynnikami sukcesu, zastosowanie RPA przynosi wymierne korzyści, pozwalając firmom na redukcję czasu potrzebnego do wykonywania zadań, minimalizację ryzyka błędów oraz generowanie znaczących oszczędności finansowych.

Wykorzystanie G1ANT.Studio, zaawansowanego narzędzia RPA, w dwóch przedstawionych case studies, związanych z automatyzacją prognozowania przepływów finansowych oraz weryfikacji poprawności danych księgowych, pozwoliło firmom na osiągnięcie imponujących wyników.

W przypadku automatycznego prognozowania przepływów finansowych, wdrożenie G1ANT.Studio umożliwiło firmie z sektora handlowego nie tylko przyspieszenie procesu tworzenia prognoz, ale także znaczącą poprawę ich dokładności. Automatyzacja pozwoliła na bieżącą aktualizację danych, co przełożyło się na lepsze zarządzanie płynnością finansową oraz zmniejszenie kosztów związanych z finansowaniem zewnętrznym. Dzięki temu firma była w stanie skrócić czas prognozowania z kilku dni do kilku godzin oraz uzyskać oszczędności finansowe poprzez lepsze wykorzystanie dostępnych środków.

W drugim przypadku, dotyczącym automatycznej weryfikacji poprawności danych księgowych, wdrożenie G1ANT.Studio w firmie produkcyjnej znacząco poprawiło jakość danych finansowych oraz usprawniło proces zamykania miesiąca. Firma, która wcześniej borykała się z długimi i czasochłonnymi procesami ręcznej weryfikacji danych, mogła zredukować liczbę błędów księgowych o 97%, a czas potrzebny na weryfikację danych skrócił się o 80%. Automatyzacja zwiększyła również zgodność raportów finansowych, co przyczyniło się do zmniejszenia liczby korekt oraz problemów audytowych. Dzięki temu dział księgowy mógł skupić się na bardziej strategicznych działaniach, zamiast tracić czas na ręczną weryfikację danych.

W obu przypadkach, automatyzacja finansowa z użyciem RPA przyniosła korzyści w postaci:

• Skrócenia czasu realizacji zadań – zarówno w prognozowaniu przepływów finansowych, jak i weryfikacji danych księgowych.
• Zredukowania liczby błędów – dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań, które wcześniej były podatne na błędy ludzkie.
• Poprawy jakości danych – co przełożyło się na bardziej precyzyjne raporty finansowe oraz lepsze przygotowanie do audytów zewnętrznych.
• Zwiększenia efektywności operacyjnej – co pozwoliło firmom na lepsze zarządzanie zasobami i skupienie się na strategicznych aspektach działalności.
• Oszczędności finansowych – wynikających z optymalizacji operacji, skrócenia czasu pracy oraz eliminacji kosztów wynikających z błędów księgowych.

Dzięki wdrożeniu G1ANT.Studio, przedsiębiorstwa mogły poprawić swoje procesy finansowe, co bezpośrednio wpłynęło na ich wyniki biznesowe. Automatyzacja nie tylko odciążyła pracowników od żmudnych, powtarzalnych zadań, ale również przyczyniła się do wzrostu precyzji operacji i większej zgodności z regulacjami finansowymi. W obu przypadkach, korzyści były odczuwalne na wielu poziomach – od oszczędności czasowych, przez finansowe, aż po poprawę jakości pracy w działach finansowych.

Automatyzacja prognozowania przepływów finansowych oraz weryfikacji danych księgowych to tylko część możliwości, jakie daje RPA w działach finansowych. Przedsiębiorstwa, które decydują się na wdrożenie tej technologii, zyskują narzędzie, które może przekształcić ich operacje, przynosząc trwałe korzyści. G1ANT.Studio udowadnia, że RPA może być kluczowym elementem wspierającym rozwój firm w dynamicznym i konkurencyjnym otoczeniu biznesowym.

Podsumowując, automatyzacja procesów finansowych z wykorzystaniem RPA staje się jednym z najskuteczniejszych narzędzi zwiększania efektywności operacyjnej, poprawy jakości danych oraz minimalizacji ryzyka operacyjnego. Wdrażanie takich rozwiązań jak G1ANT.Studio daje firmom przewagę konkurencyjną, która pozwala na dynamiczny rozwój w trudnym i wymagającym otoczeniu rynkowym.